Quels sont les différents types de signature électronique ?

Il y a trois types de signature électronique : la signature simple, la signature avancée et la signature qualifiée. Le règlement eIDAS entré en vigueur en 2014 et applicable depuis 2016, définit les contours de ces trois niveaux de signature.

La signature électronique simple

Également désignée par l’acronyme « SES », la signature simple constitue le premier niveau de signature, également le plus répandu dans le monde des affaires (plus de 99% des contrats commerciaux signés électroniquement le sont via la signature simple).

En effet, la signature simple est, comme son nom l’indique, rapide et simple à mettre en place et à faire accepter par vos cocontractants.

Pour définir la signature simple, le règlement eIDAS procède par soustraction en indiquant que tout ce qui n’est pas de la signature avancée ou qualifiée, constitue une signature simple. 

La signature électronique avancée

Le second niveau de signature défini par le règlement eIDAS est la signature électronique avancée (qui répond à l’acronyme SEA en français ou AES en anglais). La signature avancée offre un niveau de sécurité plus élevé que la signature simple puisqu’elle répond à des exigences spécifiques et permettent d’identifier le destinataire. Cela peut notamment se faire via l’envoie d’une copie de pièce d’identité.

Ce niveau de signature est notamment utile dans les secteurs bancaires ou de l’assurance(ouverture de compte bancaire, souscription à des produits d’assurance vie, etc.).

La signature électronique qualifiée

La signature électronique qualifiée (répondant sous le nom de l’acronyme « SEQ »ou « SEQ » en anglais) est définie par le règlement eIDAS comme le troisième niveau (le plus élevé) de signature électronique. Cette signature nécessite l'utilisation d'un dispositif de création de signature qualifié et d'un certificat de signature électronique qualifié. Ces éléments sont délivrés par un prestataire de services de confiance qualifié, qui doit être certifié et régulièrement contrôlé par des autorités d'audit compétentes. Une caractéristique importante de la SEQ est qu'elle est juridiquement équivalente à une signature manuscrite traditionnelle et est reconnue de manière automatique et sans discrimination dans tous les États membres de l'UnionEuropéenne.

Ce type de signature, complexe, lourd et coûteux à mettre en œuvre, est notamment utilisé pour la régularisation d’actes authentiques, ou la signature de certains marchés publics.

Les alternatives à la signature électronique

La signature manucrite

La signature manuscrite est l’alternative traditionnelle. Il n’existe pas 36 façons designer un contrat de façon manuscrite. Le Code civil, en son article 1367, indique que cette signature doit « identifier son auteur » et « manifester son consentement aux obligations qui découlent de cet acte ».

La signature numérisée

Une autre alternative, toute aussi connue des entreprises, est la signature numérisée (le fameux scan de signature). Il s’agit en quelque sorte de l’ancêtre de la signature électronique. Toutefois, est-ce qu’une signature manuscrite scannée peut être considérée comme une signature électronique ? Cette question a été posée à la Cour deCassation fin 2022. Pour cette dernière, la réponse est « sans appel » :NON, une signature manuscrite scannée n'est pas une signature électronique à partir du moment où la signature numérisée est celle d’une personne habilitée à signer le contrat et qu’elle permet d’identifier son auteur.

Le sujet de la signature numérisée étant derrière nous, il est temps de revenir à la signature électronique et ses avantages.

Les avantages de la signature électronique

Dans un monde des affaires de plus en plus digitalisé, la transition vers une gestion électronique des contrats est devenue une nécessité pour les entreprises. Un aspect crucial de cette transition est l'intégration de la signature électronique. La signature électronique présente plusieurs avantages pour une entreprise, en termes d'efficacité, de coût, de sécurité et de conformité. Tour d’horizon des différents avantages :  

Des processus de signature plus rapides et efficaces

L’utilisation de la signature électronique accélère considérablement les processus de validation, paraphe et signature de contrats. Fini les délais d'attente pour la réception, la signature et le retour des documents physiques. Avec une signature électronique, les documents peuvent être signés instantanément, n'importe où et à n'importe quel moment. Cela accélère le processus de décision, ce qui peut être un avantage compétitif majeur dans l'économie rapide d'aujourd'hui.

Des économies substantielles 

La signature électronique peut aussi conduire à une réduction significative des coûts. En éliminant le besoin d'impression, d'expédition et de stockage de documents physiques, mais aussi le temps passé à imprimer, traiter, et amener ces documents en signature, elle peut aider votre entreprise à réaliser d'importantes économies.

Davantage de sécurité et de traçabilité de vos contrats

En termes de sécurité, la signature électronique surpasse largement la signature manuscrite traditionnelle. Chaque signature électronique est unique, infalsifiable et vérifiable. De plus, la signature électronique offre une traçabilité précise à chaque étape du processus de signature, afin de savoir « qui fait quoi » en un clic.

Pour résumer, l'intégration de la signature électronique dans votre gestion électronique de contrats peut vous offrir un gain d'efficacité, une réduction de coûts, une sécurité accrue : que du positif ! N'attendez plus, optimisez votre contract management dès aujourd'hui avec la signature électronique !

Quel niveau de signature choisir pour mes contrats ?

Il faut ici distinguer obligations légales et processus internes. En effet, la signature simple peut être utilisée pour la quasi-totalité des contrats de votre entreprise puisqu’il existe peu d’actes et contrats qui exigent des signatures avancées et qualifiées.

Il existe cependant au sein de certaines entreprises des processus et règles internes qui demandent à ce qu’une signature avancée (voire qualifiée) soit utilisée pour certains contrats. Par exemple, certaines entreprises décident qu’un contrat dont la valeur est supérieure à 10 millions d’Euros soit soumis à une signature électronique avancée.

Il convient donc d’étudier, au cas par cas, votre typologie d’activité, volumétrie de contrats, exposition au risque et surtout niveau de digitalisation ! En effet, la signature simple est rapide et facile à mettre en œuvre, ce qui n’est pas le cas des signatures avancées et qualifiées. Il faut donc garder en tête que, comme tout sujet de digitalisation, « le mieux est l’ennemi du bien » et donc calibrer le niveau de signature et complexité que vous imposez à vos signataires en fonction de votre contexte interne.