Arrêtez d’utiliser Google Drive pour gérer vos contrats !

Nous le savons tous. Les contrats sont souvent considérés comme la dernière roue du carrosse. Perçus comme des bouts de papiers ennuyeux qui ne seront jamais relus, chez Angelaw, on a décidé de redonner toutes leurs lettres de noblesse aux contrats que vous signez.

Mais, avant de remplir notre mission, nous allons vous révéler une vérité qui va bouleverser vos croyances. Non, Google Drive n’est pas la seule solution pour gérer vos contrats.

Ensemble, posons-nous les bonnes questions sur ce sujet si houleux dans l’opinion publique. Quels sont les limites de Google Drive en matière de gestion de contrats ? Et pourquoi devriez-vous utiliser un outil adapté à vos besoins contractuels ?

1. Google Drive n’est pas un outil adapté aux contrats

Il faut rendre à César ce qui appartient à César. Google Drive (et consorts) est un outil très facile à utiliser pour partager des écrits, stocker des photos, créer des tableaux croisés dynamiques.

Néanmoins, Google Doc et Google Sheets deviennent cauchemardesques lorsque vous devez :

• travailler à plusieurs sur un contrat avec des collaborateurs et surtout d’autres parties prenantes ;
• conserver l’historique des versions afin de savoir qui a modifié quoi ;
• extraire les informations clés de vos contrats pour les suivre dans Google Sheet. En général, le tableau n’est jamais à jour ;
• retrouver la bonne information, ce qui suppose de mettre la main sur la version signée du contrat et d'ouvrir le document (sauf si vous avez un Google Sheet parfaitement rempli ce dont nous doutons fortement).

Vous avez d’autres priorités que ce "détail'' organisationnel. Votre petite voix intérieure murmure tout de même que vous vous occuperez de la partie juridico-administrative plus tard, probablement lorsque les poules auront des dents.

2. La suite Google : non, vos contrats n’aiment pas ça !

Parce que nous sommes très Cocorico, rappelons en premier lieu que Google est made in USA, et non conforme au RGPD depuis l'invalidation du Privacy Shield. Alors, si jamais vous êtes un peu à cheval sur les questions de souveraineté numérique ou de protection de vos données, vous devriez être pertubé par cette dernière information.

Ceci étant dit, effectuons un petit zoom quelques fonctionnalités clés illustrant pourquoi Google Drive et gestion de contrats ne font pas bon ménage :

A. Google Doc et la négociation du contrat

Une fois les tenants et aboutissants du deal plus ou moins validé oralement, il est d'usage de passer à la rédaction de cette commune intention des parties. A ce stade, au moins deux personnes interviennent. Ainsi, une partie A propose un modèle de contrat (qu’il aura pris soin de copier coller en priant qu’il s’agisse de la bonne version) à la partie B.

Inévitablement, les allers/retours par mails et autres partages de liens commencent à pleuvoir (car il y en a toujours un qui ne sait pas ajouter les commentaires ou les suggestions sur Google Doc).

Vous vous retrouvez donc ainsi à jongler avec les versions 1, puis 2.2, et enfin 3.47 avec les dates du jour, les surlignages de toutes les couleurs de l'arc en ciel, et les commentaires dans la marge (mais qui a rajouté cette clause ?).

B. Google Doc : validation et signature

Lorsque votre deal est d'une taille modeste et se traite entre dirigeants, le contrat est en général soit signé rapidement entre dirigeants, soit jamais signé mais honoré (après tout, quoi de plus important que de respecter sa parole).

Les choses commencent à se corser lorsqu’interviennent d'autres personnes comme le directeur financier, le commercial et son alter ego l'acheteur. Le contrat à plusieurs mains devient alors une mêlée de rugby entre parties prenantes ne partageant pas toujours les mêmes objectifs, ni le même calendrier.

Une fois la fin du match sifflée, la signature elle-même n’est pas si simple que cela. Soit, il y a une signature en physique ou par courrier qui peut prendre quelques jours, voire plusieurs semaines, soit vous bidouillez une signature PDF qui ne vaut rien juridiquement (là aussi, on casse vos croyances), ou mieux encore : votre contrat termine dans votre boîte mail, signé par une seule des deux parties et vous croisez les doigts pour ne jamais avoir à en reparler.

C. Google Drive et archivage de contrats

Une fois votre splendide modèle signé, il faut ensuite l'archiver (idéalement autre part que dans le compartiment du bas du meuble qui trône dans votre bureau). Dans le pire des cas, le contrat reste bloqué dans une pièce jointe ou dans l’ordinateur du signataire. En termes de traçabilité, cette option n’est pas la meilleure :

• soit vous allez mettre 2 bonnes heures à retrouver le contrat ;
• soit vous n’allez jamais le retrouver.

Or, en général, lorsqu’on a besoin de vérifier quelque chose, c’est qu’il y a un début d’une petite discorde. Cette recherche devient alors une vraie épopée !

Pour les plus maniaques d’entre vous, vous classez désormais tous vos contrats dans un dossier qui s’appelle “contrats”. C’est un moindre mal sauf lorsque les documents sont mal nommés ou mal classés.

D. Google Sheet et suivi des contrats : Ah ! Ah ! Ah !

Selon votre secteur d'activité et le volume de vos contrats (fournisseurs, prestataires, commerciaux), vous avez l’ambition de suivre vos engagements : échéances, dates de paiement, obligations, etc. En effet, les données contractuelles sont vos leviers business pour continuer à croître en préservant vos marges (ceci est aussi une révélation).

La solution avec la suite Google ? Créer un tableau Google Sheet avec de belles colonnes que vous remplissez et mettez à jour manuellement. Cette double saisie ne vous ravit guère, surtout que des erreurs s’y glissent sans vraiment savoir pourquoi. Le pire dans tout cela : votre beau tableau Google Sheet finit souvent seul, perdu dans les méandres de votre google Drive, dans sa version 4.3 du 12 février 1997.

3. La gestion de contrat : trouver un outil adapté

Nous ressentons votre déception. Nous avons endossé le rôle de conseiller conjugal qui met en lumière les défauts de Google Drive : perte de temps, manque de lisibilité, double saisie, pertes de données et cerise sur le gâteau, pas du tout conforme au RGPD.

Mais, rassurez-vous, aussi incroyable que cela puisse paraître : il existe des alternatives à Google Drive ! Vous pouvez tout à fait trouver une solution de gestion de contrats adaptée à vos besoins.

A. Angelaw : un outil de gestion de contrat adapté aux non-juristes

Ce n’est pas fair-play, nous prêchons pour notre paroisse. Et nous sommes d’autant plus fiers que nous sommes une solution de gestion de contrats qui s’adresse prioritairement aux non-juristes.

En effet, les TPE/PME et autres startups en croissance comptent peu souvent, au sein de leurs équipes, une batterie de juristes aguerris. Le “tout-venant” contractuel du quotidien est alors géré par le Dirigeant, CEO, COO, l’assistant administratif, le Directeur Financier, les chargés RH, les commerciaux, etc. Bref, les NDA, les contrats commerciaux, CGV, contrats avec les prestataires et fournisseurs, contrats de travail, etc. sont gérés souvent “à peu près” ou “à la confiance”.

Ce que nous vous proposons est plutôt simple. Si vous n’aimez ni le droit, ni les contrats, mais que vous pensez qu'un petit effort pour améliorer la gestion de vos contrats serait le bienvenu pour protéger les intérêts de votre entreprise, alors vous avez frappé à la bonne porte.

Notre outil de gestion de contrat conviendra parfaitement à vos attentes !

B. Angelaw VS Google Drive

Gestion dynamique de templates et génération de contrats Vs. modèles obsolètes

Avoir une base de modèles pour ne pas partir de la feuille blanche est essentiel. Cependant, une base de modèles à moitié créés par un cabinet d'avocats il y a 8 ans, et pour l'autre moitié chinés sur internet devient rapidement dangereux et contre-productif.

Avec Angelaw, vous avec accès à des modèles créés par des experts et avocats que vous pouvez facilement adaptés à votre activité. Sur la base de ces modèles, vous pouvez ensuite générer des contrats en quelques clics, sans risquer d'erreurs de copier-coller.

Centralisation des contrats VS Classement anarchique

L’archivage des contrats est une fonctionnalité importante permettant de centraliser au même endroit les engagements de l’entreprise. Êtes-vous capable aujourd’hui de nous dire combien de contrats en vigueur vous gérez ?

La réponse est sans doute négative. Or, le contrat est le résultat de votre travail opérationnel et recense vos différents engagements et flux financiers (rien que ça).

Avoir une vue sur l’ensemble de vos contrats, donner des droits d'accès à certains dossiers et retrouver rapidement n’importe quelle information, c’est maîtriser la vie juridique de vos opérations et les obligations de vos co-contractants.

Rappel des tâches VS oubli

La contractualisation se passe en plusieurs étapes : la négociation, la signature et l’archivage. Chacune d’entre elles nécessite l’accomplissement de tâches et l’intervention de plusieurs interlocuteurs.

Il faut donc considérer la contractualisation comme un projet à part entière qui demande un vrai travail de coordination.

Avoir un logiciel dédié, c’est la possibilité de prioriser ces tâches, d’avoir des rappels des échéances et de savoir exactement où on en est.

Sécurité juridique des contrats VS hasard

Oubliez les copiers/collers hasardeux piochés sur un sombre site gratuit de modèles. La vraie sécurité juridique, c’est d’avoir des modèles uniformisés et de savoir quoi remplir et pourquoi.

Angelaw vous propose une bibliothèque de contrats et un assistant intelligent qui vous propose une checklist des éléments incontournables à vérifier et à remplir.

Avec nous, vous gardez la main mais vous êtes certain de maîtriser les mentions juridiques essentielles, même si vous n’êtes pas juriste !

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