Qu’est-ce qu’une direction juridique moderne en 2023 ?

Être une direction juridique moderne en 2023, qu’est-ce que cela veut dire ? Entre l’envie d’être considérée comme un business partner moderne, proactif et intégré au cycle d'exploitation de l'entreprise, et un rôle de gardien du temple, rédacteur de contrats et assez éloigné du quotidien opérationnel, il y a souvent un énorme gap à franchir. Entre son rôle méconnu et sa réputation de fonction support, une direction juridique a parfois du mal à faire entendre sa voix et à se mettre sur la voie de la modernité.

Les mentalités sont néanmoins en train de changer. De nombreuses entreprises ont compris que le juridique doit désormais occuper une place centrale. Gardienne des intérêts de leur employeur, championne de l’anticipation réglementaire, maestro de la gestion de contrats, la direction juridique est par essence polyvalente. Mais, dans un contexte incertain, en perpétuelle évolution, elle doit être capable de se réinventer dans sa manière de fonctionner pour demeurer efficace et rester “top of mind” auprès de la direction et des opérationnels.

Chez Angelaw, nous avons donc décidé de mener l’enquête pour répondre à la question suivante : qu’est-ce qui différencie une direction juridique plutôt old-school d’une direction juridique moderne en 2023 ?

1. Une direction juridique moderne est une direction juridique organisée 

Les juristes sont généralement organisés. Paradoxalement, ils évoluent bien souvent dans un environnement anarchique, voire archaïque ! Afin de ne pas vous retrouver dans cette situation, voici deux conseils qui vont vous aider à y voir plus clair.

A. Savoir qui fait quoi, la base n’est-ce pas ?

Pour en finir avec le silence gênant face à la question « qui traite ce sujet ? Est-ce toi ou plutôt Jean-Michel ? » et le travail en doublon de deux juristes voire d’un juriste et d’un opérationnel sur un même sujet, mettez en place un workflow.

Simple à mettre en œuvre et efficace au quotidien, définissez en amont le périmètre d’intervention des membres de votre direction juridique. Cela vous permettra d’être plus performant dans la prise en charge et la résolution des demandes qui vous sont adressées. 

Attention toutefois, pour devenir un allié et non un énième process oublié sur votre ordinateur, ce workflow devra être pragmatique et s’adapter aux évolutions de l’entreprise et de l’équipe (comme dans la vie, rien n’est gravé dans le marbre !). Pour cela, prenez en considération plusieurs facteurs tels que : les compétences et appétences des membres de votre direction ou encore les enjeux et risques pour l’entreprise. 

Vous l’aurez compris, il ne s’agit pas de déléguer les tâches que vous ne souhaitez pas exécuter mais plutôt d’un partage équitable servant au mieux les intérêts de l’entreprise, cela va de soi ! 

Cerise sur le gâteau, ce workflow est la clé pour communiquer de manière claire auprès des clients internes qui verront en vous un allié et une bible juridique incontournable.

B. Trouver un document en deux temps trois mouvements 

Une direction juridique moderne est une direction qui organise et centralise les documents inhérents à la vie juridique de l’entreprise de façon optimale.

Dans quel but ? Alléger la charge de travail des juristes et rendre leur quotidien plus agréable. Qui n’a pas connu cet agacement lorsque l’on ne parvient pas à remettre la main sur un document important avec en prime une perte de temps de 30 minutes ?

En pratique, s’il n’existe pas (ou presque) de bonnes ou mauvaises façons d’organiser vos documents (par filiale, par année, par catégorie etc.), il est important de mettre en place une arborescence et des codes simples pour les fichiers qui doivent être partagés à l’ensemble des membres de la direction juridique. 

Concernant les documents et les contrats ayant vocation à être accessibles par d’autres services, vous gagnerez un temps infini si vous leur donnez les moyens d’y avoir recours sans forcément passer par la direction juridique. 

Le graal en la matière ? Une contrathèque intuitive vous permettant également de gérer les accès aux documents qui y sont stockés. Sur ce sujet, si vous n’êtes toujours pas convaincu(e) de l’intérêt d’une contrathèque, nous vous invitons à lire cet article. 

2. Une direction juridique moderne est une direction juridique connectée 

A. Transformation digitale et productivité

De nos jours, la digitalisation concerne chaque département de l’entreprise. Les directions juridiques ne sont donc pas épargnées. C’est même un enjeu réel pour accroître la productivité, la motivation et l’engagement des juristes, ainsi que les relations avec la Direction et les opérationnels.

En effet, au sein des directions juridiques, le constat est sans appel : certaines tâches, par leur redondance et leur chronophagie constituent une entrave au plein potentiel que peut offrir une direction juridique (par exemple répondre incessamment aux mêmes questions, revue systématique du même type de contrat une dizaine de fois chaque semaine,etc.).

La bonne nouvelle ? Toutes ces tâches sont numérisables et, pour mener à bien cette mission, les legaltech dont nous faisons fièrement partie sont là pour vous accompagner de manière concrète en fonction de vos problématiques.

B. L’IA et l’automatisation des tâches 

Peut-on réellement parler de modernité sans parler d’intelligence artificielle ? Que l’on se place du côté de ses fans ou de ses détracteurs, cette dernière va inéluctablement prendre de la place dans les directions juridiques.

Chez Angelaw, nous ne percevons pas l’IA comme une menace qui va remplacer les juristes. Au contraire, c’est plutôt un bon compagnon qui, utilisé à bon escient, améliore l’efficacité d’une direction juridique et simplifie le quotidien surchargé des juristes.

Dans la réalité, l’IA séduit de plus en plus dans la sphère juridique. On retrouve la volonté de se délester de tâches souvent répétitives et à faible valeur ajoutée. Loin d’être motivés par la paresse (du moins pour la majorité d’entre nous !) Il s'agit davantage pour les juristes d’être capables d’augmenter leur disponibilité pour des sujets juridiquement complexes, et en somme, d’exercer plus longtemps et mieux, leur cœur de métier.

Imaginons le scénario suivant (toute ressemblance avec une expérience passée de l’auteur de cet article ne serait pas du tout fortuite) : vous êtes juriste d’entreprise et vous exercez au sein d’une direction juridique composée de deux personnes, au bénéfice d’un groupe, lui même composé de 4 filiales. Au total, on compte une dizaine d’établissements. Que diriez-vous de pouvoir en quelques secondes analyser, valider, mettre en signature et centraliser chaque accord de confidentialité de l’ensemble du Groupe? C’est possible avec l’IA et c’est notamment ce que propose Angelaw. 

Pour en savoir plus sur les bénéfices de l’IA appliquée aux contrats, nous avons un article qui devrait vous intéresser. 

3. Une direction juridique moderne est une direction juridique accessible 

A. Le droit, une matière complexe difficile à diffuser ?

Le droit, ses nombreux codes, ses lois souvent ambiguës et leurs différentes interprétations en passant par ses innombrables locutions latines ou encore le fameux nonobstant, etc. Traditionnellement, les efforts pour simplifier le droit et rendre celui-ci accessible sont pour le moins sporadiques.

Une chose est sûre : pour sécuriser un maximum les opérations, la collaboration entre direction juridique et clients internes doit se moderniser. C’est la condition sine qua non pour favoriser une meilleure gestion des projets et préserver les intérêts aussi bien juridiques que financiers de l’entreprise.

Pour y arriver, point de secret ! Cela repose d’une part, sur une diffusion plus intelligente des informations par la direction juridique et d’autre part, sur une meilleure compréhension de ces informations par les clients internes, une tâche qui peut s’avérer ardue sans simplification du droit.

B. La simplification du droit pour une meilleure circulation de l’information 

Partons d’un constat simple : les recommandations d’une direction juridique sont plus susceptibles d’être suivies en interne si celles-ci sont explicitées et comprises.

Une direction juridique moderne doit être capable de vulgariser le droit dans le but de transformer une matière compliquée (et souvent perçue comme assommante) en informations intelligibles et actionnables par les opérationnels (par exemple, en mettant en place des sessions de sensibilisation à certaines problématiques juridiques ou de veille sectorielle).

Cet effort de communication créera en outre des automatismes bénéfiques chez les clients internes. Ainsi, un commercial qui comprend pourquoi il est important d’avoir des pénalités de retard libératoires pourra en faire la demande à son interlocuteur sans passer par la direction juridique car il aura, lui-même, identifier le risque juridique.

L’autre piste à explorer de plus en plus en vogue ? Le legal design qui prend en compte les besoins des utilisateurs afin de leur présenter des informations juridiques claires grâce à des supports plus visuels (dessins, schéma, infographies) toujours dans un but de sensibilisation des clients internes et de synergie dans la gestion des projets. 

Conclusion : 

En conclusion, une direction juridique moderne est une direction juridique organisée et agile capable de suivre l’évolution de son environnement en faisant preuve d’une bonne adaptabilité (en somme ce que l’on demande à tout juriste!).

Vous avez l’impression que votre direction juridique est old-school et qu’un vent de modernité ne vous ferait pas de mal ? On ne peut que vous conseiller de rompre avec vos anciennes habitudes au profit de solutions plus innovantes. Et oui, comme le disait si bien Einstein « la folie, c'est de faire toujours la même chose et de s'attendre à un résultat différent » non?  

Chez Angelaw, même si nous n’avons pas de recette miracle pour chacun d’entre vous, nous pouvons déjà vous aider à révolutionner votre manière de gérer les contrats et ça, c’est déjà hyper moderne !

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