Juriste unique : comment gagner du temps et créer de la valeur ?

Un juriste unique qui déboule en entreprise est attendu comme le messie. C’est une bonne et une mauvaise nouvelle pour vous. Elle est plutôt bonne parce que vos employeurs se sont bien rendus compte que les questions juridiques ne s’improvisent pas.

Le revers de la médaille ? Vous allez recevoir une avalanche de missions plus ou moins intéressantes. Et surtout, comme dans les cours de récréation, il va falloir vous faire votre place face à certains opérationnels qui font la pluie et le beau temps depuis des années.

Afin d’identifier les leviers pour vous en sortir, faites un pas de côté et posons-nous ensemble les bonnes questions. Comment se passe la journée du juriste unique ? Pourquoi est-il important de diffuser la culture juridique au sein de l’entreprise ? Et enfin, quels sont les outils qui peuvent vous aider ?

Juriste unique : un quotidien dense (et parfois décevant)

De bon matin, à peine installé(e) à votre bureau, le téléphone se met à sonner et des mails fusent de toute part : entre les modèles de contrats que l’on vous réclame, les relances aux fournisseurs, les opérationnels qui vous demandent une validation, les CERFA à remplir, l’avocat et l’expert-comptable à rappeler, votre journée - à peine commencée - est déjà remplie de tâches qui, soyons honnête, ne demandent pas une grande expertise juridique.

Malheureusement, c’est le lot quotidien de beaucoup de juristes uniques victimes de la lourdeur administrative (mais aussi de la phobie administrative de certains de leurs collègues). De ce fait, les “urgences” prennent le pas sur les dossiers de fond qui au fur et à mesure sont confiés à des avocats.

Bref, le juriste unique devient une sorte de chambre de validation et de fonction support. Alors que le travail abattu est monstre, il lui est impossible alors de montrer sa plus-value réelle. Son rôle de conseil s’en trouve alors amoindri.

En définitive, au lieu de bâtir la stratégie juridique de l’entreprise, vous vous retrouvez à faire de l’intendance juridique, au détriment d’un travail de veille, d’anticipation et de réflexion.

Contribuer à améliorer la culture juridique de l’entreprise

Un juriste unique éteint souvent les feux et travaille dans l’urgence des petites tâches. Mais, est-il possible d’adopter un autre point de vue ? La réponse est oui. Dans votre malheur d’être seul dans votre rôle, vous pouvez aussi avoir cette chance incroyable de vous positionner comme l’un des rouages essentiels de l’entreprise.

1. Le juriste unique, acteur par lequel passent toutes les décisions

Vous êtes le seul interlocuteur juridique de l’entreprise. Stratégiquement, il convient d’instaurer une posture de l’amont : vous devez être un acteur sur qui l’on s’appuie lors des prises de décision et non une simple chambre d’enregistrement à qui on envoie en vrac des documents pour que les validiez pour le soir même.

Afin de vous faire une place parmi les décideurs, il va falloir la jouer fine et mettre en avant tout ce que vous pouvez apporter à vos interlocuteurs : connaissances juridiques, hauteur de vue, transposition des risques en opportunités, identification des leviers de négociation et bien entendu gain de temps.

a. Mise en place de process

Il s’agit d’une question de vie ou de mort pour vous. Si vous souhaitez éviter les coups de fils à répétition et les salves d’emails, il vous appartient de prendre la casquette de chef de projet. Prenez un papier, un stylo, et marquez noir sur blanc le process idéal pour que vous puissiez réellement exercer votre job (car nous savons tous que valider un contrat à 8h30 pour le jour même à 9h) n’est pas l’option idéale).

Voici quelques pistes pour vous aider dans votre réflexion :

• Partager un espace de travail et communiquer sur votre charge de travail. Cela peut, dans un premier temps, se faire très simplement via un sharepoint ou autre dossier partagé ;
• Vous engager sur un temps de réponse. Proposer un délai ferme évite de vous envoyer des dossiers en “urgent” alors que rien ne l’est vraiment si on anticipe un chouya ;
• Bloquer un créneau hebdomadaire pour créer de la valeur. Il s’agit notamment de prendre du recul sur des “gros dossiers”, de prendre de la hauteur sur des réflexions juridico-stratégiques.

b. Centralisation des contrats

Tout juriste unique a sur ses épaules un poids extrêmement lourd : la gestion des contrats. En général, avant son arrivée, personne n’est capable de dire combien de contrats ont été conclus (ou sont en cours) dans l’entreprise.

Or, on ne le répétera jamais assez : contrats = chiffre d’affaires (CA). Malheureusement, ces derniers sont souvent classés à différents endroits sur les serveurs, voire perdus dans les mails des opérationnels.

Il est donc primordial d’effectuer :

• Un (fastidieux) travail de recensement. Vous allez devoir faire preuve de charisme et d’être en mode “opération-séduction” pour que les services jouent le jeu et consacrent le temps nécessaire pour recenser et vous envoyer les contrats conclus ;
• Un classement des contrats par service et/ou par thématique. L’idée de la centralisation est de retrouver n’importe quelle information essentielle : les parties au contrat, les échéances, les obligations réciproques, etc.
• Un tableau de suivi. C’est là où la galère commence car cela va vous demander un travail de double saisie mais “ô combien essentiel” pour être omniscient et être perçu comme tel.

c. Templates de contrats

Créer des templates est l’étape ultime pour parachever votre rôle et, ce pour au moins deux raisons :

La première, de loin la plus importante, est d’apporter un cadre juridique fiable. Nous connaissons trop bien les copier-coller de contrats et les nombreuses imprécisions dues à cette pratique. Il en résulte qu’il existe beaucoup de versions différentes et dans ces conditions, on ne sait plus à quel modèle se vouer (et pour vous, quelle galère de vérifier que toutes les bonnes clauses y soient !).

La seconde raison est bien plus stratégique. En incitant les opérationnels à utiliser vos templates, vous devenez un maillon incontournable de la chaine contractuelle. Vous serez présent en amont (grâce aux templates obligatoires) et en aval du processus (lors de la centralisation des contrats). Mais, ce travail n’est que le sommet de l’iceberg. Il vous appartient de faire du lobbying hebdomadaire auprès de chaque service.

2. Le juriste, le seul sachant en droit (et le faire-savoir)

5 ans de droit minimum, des années d’expérience, de la veille en veux-tu, en voilà. Le juriste est un expert et il peut faire des miracles à condition que les opérationnels et la direction générale lui en laissent la possibilité.

Qu’on se le dise une bonne fois pour toute : le juriste doit apprendre à conquérir sa place et les cœurs.

Aussi, pour y arriver, nous vous conseillons d’être le juriste pro-actif et sympa :

• effectuez de la veille et diffusez la ! Une fois par mois, prévoyez “la newsletter du juriste unique” dans laquelle vous compilez en quelques mots les nouveautés juridiques, les tips contractuels, le rappel des bonnes pratiques et une petite veille générale du secteur d’activité. Bref, faites savoir que vous existez et que vous avez envie de faire partie de la mêlée !
• mettez-vous au même niveau que les opérationnels. Les études de droits poussent à un certain formalisme (plan avec des parties, sous-parties, etc.), ce qui entretient la légende du juriste qui envoie des pavés indigestes et ne prend jamais clairement position sur une question donnée. Or, les opérationnels attendent des réponses compréhensibles et actionnables. Le but n’est pas d’occulter les risques mais de présenter des éléments concrets. Ainsi, présenter 3 alternatives avec les avantages/inconvénients de chaque solution sera mieux reçu qu’une réponse ponctuée de “nonobstant”, “synallagmatique” et illustrée par 4 jurisprudences de la Cour de cassation.

Juriste unique : reprenez le pouvoir grâce au contract management

1. Les limites “physiques” du juriste unique

On ne doute pas du fait que vous avez déjà conscience de tout ce que vous avez pu lire précédemment. Ceci n’allège toutefois pas la charge de travail considérable du juriste unique, notamment en matière de gestion de contrats.

Malgré des process clairs, certains conventions passeront à la trappe. Et les fameux process ne vous dispensent aucunement du travail de vérification, de classement et d’extraction des données.

C’est pourquoi nous pensons que les outils non adaptés (comme Google Drive et consorts) freinent votre productivité, diluent l’information et fragilisent la sécurité juridique de l’entreprise. Pourtant, nul besoin de vous doter d’un outil compliqué pour y arriver.

Le juriste unique est noyé sous des micro-tâches de validation, des allers-retours par mails et par téléphone et des problématiques de stockage et de suivi de contrat.

2. Le seul besoin du juriste unique : un assistant contractuel intelligent

La gestion contractuelle “manuelle” est chronophage. Par ailleurs, elle ne vous permettra pas d’avoir une vue réellement macro de votre activité. En effet, dans les faits, être à jour des validations et de la centralisation des contrats sont en soi un réel exploit.

Pour aller plus loin, il vous suffit d’avoir un outil simple à manipuler qui fera votre bonheur et celui des opérationnels.

Avec Angelaw, bénéficiez d’un assistant contractuel intelligent qui pourra vous épauler pour :

• la centralisation et gestion des contrats sur un espace sécurisé en France afin que les contrats soient stockés enfin au même endroit, permettant de retrouver n’importe quelle information ;
• la création et mise à jour de modèles de contrats pour que vos opérationnels utilisent toujours le bon contrat ;
• la génération de contrats via un simple questionnaire personnalisable afin de rendre autonomes vos opérationnels, et ne pas vous déranger pour les contrats standards ;
• l’attribution des tâches et suivi de l’avancement de la négociation contractuelle pour une contractualisation en mode gestion de projet ;
• l’analyse automatique des données contractuelles (parties, engagements, échéance, etc.) sans avoir besoin d’une double saisie ;
• l’élaboration d’une contrathèque avec aide à la rédaction (vive l’intelligence artificielle !) pour une vraie uniformisation avec paramétrage des attributs si vous souhaitez donner de l’autonomie aux opérationnels.
• historique des versions contractuelles pour une vision en temps réelles des différentes interventions.

Des questions pour reprendre le pouvoir ? Dites-nous tout !

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