Digitaliser la gestion de contrats, au-delà du choix d'un outil

Peu à peu, la digitalisation gagne du terrain au sein des entreprises. Ainsi, après la finance avec les ERP, le commerce avec les CRM, les fonctions achat avec les SRM, la digitalisation des contrats (via les CLM) est un enjeu majeur pour les entreprises et les professionnels du droit.

Cette digitalisation offre de nombreux avantages, tels que l'optimisation des processus, l'amélioration de la sécurité juridique et la réduction des coûts. Cependant, réussir cette transformation ne se résume pas au choix du bon logiciel de gestion de contrats. Un projet réussi s'appuie en effet sur une approche globale, qui inclut la transformation digitale, l'accompagnement et la gestion du changement. Dans cet article, nous examinerons les trois aspects clés de cette digitalisation : les outils, les processus et la culture.

1. Le choix du bon logiciel de gestion de contrats

La première étape pour digitaliser la gestion de contrats est de choisir le bon CLM (logiciel de gestion de contrats). De nombreuses legaltechs, en France ou à l'étranger, proposent ce type de solutions sur le marché, chacune avec ses propres fonctionnalités et avantages. Si, à ce stade de la lecture de cet article, vous ne savez pas encore pourquoi utiliser un logiciel de gestion de contrats, vous pouvez aller découvrir cet article avant de continuer votre lecture. 

Sinon, voici quelques critères essentiels à prendre en compte lors de votre choix de logiciel de gestion de contrats :

• La simplicité d'utilisation (l'UX) : optez pour un logiciel intuitif et facile à prendre en main pour vos collaborateurs, qu'ils soient juristes ou non.
• La compatibilité avec votre SI : assurez-vous que l'outil choisi s'intègre facilement à vos systèmes d'information et outils existants (CRM, ERP, etc.).
• Les fonctionnalités : priorisez les fonctionnalités essentielles au regard de votre activité, et privilégiez un logiciel complet qui couvre l'ensemble du cycle de vie du contrat, de la création à la signature, en passant par la négociation, la gestion et le suivi.
• La sécurité : vérifiez le lieu d'hébergement de vos données (vos contrats sont une donnée essentielle de votre entreprise), et plus généralement que l'outil garantit la confidentialité et la sécurité des données.
• Le support et la formation : choisissez un fournisseur qui propose un accompagnement dans la prise en main de l'outil et un support technique réactif.

2. L'accompagnement et la gestion du changement

Bien au-delà d'un choix d'outil, la digitalisation des contrats implique une transformation des processus et des méthodes de travail. Pour réussir cette transition, il est crucial d'accompagner les collaborateurs et de gérer le changement. Voici quelques bonnes pratiques à adopter :

• Sensibilisez vos équipes aux enjeux de la digitalisation et aux bénéfices qu'elle apporte.
• Identifiez les résistances au changement et mettez en place des actions pour les lever (communication, formation, etc.).
• Proposez des formations sur l'utilisation du logiciel de gestion de contrats et sur les nouvelles méthodes de travail.
• Impliquez les collaborateurs dans le processus de transformation, en les encourageant à partager leurs idées et leurs retours d'expérience.
• Assurez un suivi régulier de l'adoption du nouvel outil et des processus, et ajustez votre stratégie si nécessaire.

Choisissez ainsi, lorsque possible, un partenaire qui vous aidera dans ces différentes étapes d'accompagnement, pour assurer une transition simple et une adoption accélérée du CLM que vous aurez choisi.

3. La transformation digitale et la culture d'entreprise

Au delà de l'onboarding et de la formation à ce nouvel outil, une digitalisation des contrats réussie requiert également une transformation de la culture d'entreprise et une adaptation des mentalités.

Si ces sujets peuvent sembler génériques, il n'en demeure pas moins qu'instaurer une culture de l'innovation et favoriser l'adoption des nouveaux processus permettra à toute votre organisation de monter en puissance plus rapidement et d'adopter plus aisément de nouveaux outils (parmi lesquels votre nouveau CLM). Il est ainsi important de :

• Encourager la collaboration et l'échange d'idées entre les différentes équipes.
• Valoriser les initiatives et les projets innovants.
• Promouvoir une culture de l'apprentissage continu et de l'adaptabilité, en incitant les collaborateurs à se former et à développer de nouvelles compétences.
• Mettre en place des indicateurs de performance pour mesurer les progrès réalisés grâce à la digitalisation et ajuster les actions en fonction des résultats.
• Communiquer régulièrement sur les succès et les avancées de la transformation digitale au sein de l'entreprise.

Conclusion

La digitalisation de la gestion de contrats représente un enjeu majeur pour les entreprises et les professionnels du droit, mais elle ne se limite pas au choix d'un logiciel adapté (le meilleur CLM étant, en toute objectivité bien sûr, Angelaw !).

Une erreur consisterait ainsi à aborder l'adoption d'un outil de gestion de contrats comme une simple formalité d'acquisition de logiciel. En effet, pour réussir cette transformation, il est essentiel de mettre en place une formation, un accompagnement et une gestion du changement efficaces, tout en instaurant une culture d'innovation et d'adaptabilité. En combinant ces trois aspects – outils, processus et culture – les entreprises pourront tirer pleinement parti des opportunités offertes par la digitalisation et optimiser leur gestion des contrats.