Gestion de contrats : parcourir 80% du chemin, c’est déjà mieux que rien

Nous en sommes tout à fait conscients. Que vous soyez une start-up ou une PME, vous avez vraiment mieux à faire que de vous occuper de vos contrats. Alors, ne laissez pas ces derniers devenir une charge mentale abominable dans votre quotidien.

Ventes, achats, recrutement, partenariats, etc. Toutes ces activités sont prioritaires. Malheureusement, elles nécessitent d’avoir recours à des contrats. Vous n’y pouvez rien, la vie est ainsi faite.

Dans 95% des cas, le bricolage et les incohérences de vos contrats vont rarement vous faire atterrir devant le juge. Est-ce une raison suffisante de continuer de la sorte ? Bien sûr que non. Vous pouvez faire davantage et surtout, vous méritez mieux.

Alors, comment appliquer la loi de pareto à vos contrats et parcourir les 80% du chemin en faisant 20% d'efforts ? Quels sont les outils qui s’offrent à vous ?

A. Les 3 basiques à adopter : efficaces et sans chichi

Comme en matière de mode, Angelaw vous propose d’adopter 3 basiques pour toujours être dans le vent.

1. Modèles de contrats : arrêtez de télécharger n’importe quoi

Nous n’allons pas nous évertuer à lister tous les dangers juridiques que comporte cette mauvaise manie qu'ont de nombreuses startups et PME consistant à télécharger des modèles de contrats douteux sur le web. Nous savons que cela ne va pas réussir à vous convaincre. Par contre, dans une optique de rationalisation des tâches (avouez-le, vous considérez le contrat comme tel), avoir vos propres modèles de contrats est un gain de temps réel.

Le point de départ ? Enumérer tous les accords récurrents que vous signez : il y en a forcément ! Contrats fournisseurs, commerciaux, freelances, etc. La bonne nouvelle c'est qu'au sein des startups et PME, il y en a souvent entre 5 et 10 au maximum.

Faites-vous accompagner d’un professionnel du droit pour les situations occasionnelles et profitez d’Angelaw pour vos contrats du quotidien.

En franchissant cette étape, vous allez avoir accès à :

• des contrats à jour que vous pourrez exploiter les yeux fermés ;
• des clauses déjà rédigées par un expert (juriste ou avocat).

Bref, plus besoin de fouiller sur Google et croiser les doigts pour que “ça le fasse”. Maintenant, vous pouvez utiliser n’importe quel contrat sans vous poser de questions  et vous savez où les trouver !).

2. Check list : suivez le guide

Comme pour un meuble Ikea, il faut suivre les étapes du mode d’emploi pour ne pas vous retrouver avec un contrat bancal.

Bien évidemment, nous avons le nom des parties : votre entreprise et l’identité de votre cocontractant. Jusqu’ici rien de compliqué, mais nous vous conseillons de prendre des notes pour la suite :

(i) Les obligations réciproques : détailler correctement ce que chacun doit exécuter avec précision. Parce que “livrer la marchandise” ou “réparation”, c’est un peu léger quand la situation s'envenime. Toujours mentionner la quantité, l’étendue exacte des engagements de part et d’autre, les échéances à respecter que ça soit pour le paiement, les prestations ou la livraison de la marchandise.

(ii) Les autres clauses à ne pas oublier :

• assurance : vérifier que l’autre s'engage à se couvrir contre les risques de dommages et de responsabilité civile relatifs à l’exécution de ses obligations et exiger un certificat d’assurance à l’autre partie, à première demande ;
• résiliation anticipée : prévoir les conséquences si l’autre partie vous “ghost” malgré les relances. Si l’autre n’exécute pas sa partie, alors ne restez pas coincé, insérez une clause qui vous permettra de sortir de cette relation contractuelle “en cas d’inexécution le présent contrat sera, si bon semble au créancier de l’obligation inexécutée, résilié de plein droit, XXX (XX) jours après mise en demeure restée sans effet, sans préjudice de tous dommages-intérêts qui pourraient être réclamés à la partie défaillante “ ;
• réclamation ou litige entre les parties : indiquer que les parties tenteront de trouver une solution amiable dans un délai raisonnable avant que les parties conviennent de soumettre le litige à la compétence exclusive du tribunal de commerce (de XXXX OU du siège du défendeur) ;
• propriété intellectuelle : faire un point sur la propriété intellectuelle en cas de partenariat en précisant que chacune des parties reste pleinement propriétaire et titulaire, chacune en ce qui les concerne, des droits de propriété intellectuelle attachés aux connaissances antérieures et surtout fixez le sort des résultats que vous êtes susceptibles de créer au cours de ce partenariat ;
• retard de paiement : anticiper les comportements dangereux pour votre trésorerie est la meilleure façon d’annoncer la couleur dès le départ. Il est donc possible de prévoir un taux des intérêts supérieurs à ceux fixés par l'Article L. 441-10 du code de commerce (qui en certaines circonstances peuvent s'avérer peu dissuasifs).

Pas de panique ! Vous ne savez concrètement comment les rédiger ? Rendez-vous sur Angelaw pour retrouver notre beau clausier (on en est fier ^^) ou même profiter de l'intelligence artificielle d'Angelaw pour en générer de nouvelles !

3. Tous vos contrats signés au même endroit !

Si nous vous posons la question : combien avez-vous de contrats ? Nous sommes certains que vous êtes incapables de répondre. Par expérience, nous savons que les malheureux restent dans le serveur des opérationnels, les pièces jointes de mail ou pire que cela : dans la corbeille (autant vous dire que pour remettre les points sur les “i” à votre cocontractant, ça va être compliqué).

Il faut absolument que les contrats soient rassemblés dans un dossier commun ou un espace partagé : notion, dossier google (même si ça nous fait mal de l’écrire) ou à l’ancienne même si ce n’est pas écolo, c’est-à-dire imprimer les contrats et les compiler dans un joli classeur.

A l’heure actuelle, vous n’en voyez pas l’intérêt : vous n’avez aucun soucis. Pourtant, le jour où vous aurez envie de renégocier vos contrats, les résilier, vérifier le montant des engagements ou leur étendue, vous aurez des difficultés à être crédible si vous comptez appuyer vos demandes avec une version non signée (voire perdue).

B. Les 3 méthodes à votre disposition : Google, CLM classique ou Angelaw ?

1. Google, le meilleur ennemi des contrats

Dès que nous rencontrons une entreprise qui gère sa base de contrats mois sur Google, l’équipe Angelaw est à deux doigts de se rouler par terre. Mais, quoi qu’on en dise, Google est une étape parfois suffisante pour débuter. Il permet indéniablement de :

• centraliser des modèles de contrat (à condition que ces derniers soient fiables à 100% mais celui qui l’utilise peut tout de même toucher les clauses à sa guise) ;
• conserver les contrats signés (on a un vrai doute sur le sujet à partir du moment où vous commencez à brasser un volume important de contrats) ;
• effectuer un suivi fastidieux (on met ça pour la forme, on sait que vous ne le faites pas).

Google n'est toutefois pas un outil juridique donc ne comptez pas sur lui pour créer du contenu, personnaliser ou encore extraire les données essentielles de vos contrats.

Une fois que vous aurez compris que Google Suite n’est pas la réponse pour organiser vos contrats (vous organiser tout court), alors vous vous tournerez enfin vers des solutions plus professionnelles.

2. Outils de gestion de contrats standard (ou CLM pour les initiés)

En tant qu'ex avocats et directeurs juridiques, vous vous doutez bien que nous en avons testé un paquet ! Pour rester fair play, les outils sont plutôt efficaces puisque la plupart proposent :

• des circuits de validations hyper complexes, utiles lorsque vous avez N+10 chefs ;
• une vision d'ensemble sur vos contrats.. que vous devez templatiser vous-même si vous avez un bagage juridique ;
• un remplissage automatique de vos contrats... à condition de paramétrer vos clauses ;
• etc.

Oui, ce sont de belles fonctionnalités... pensées pour les avocats ou les juristes. Autrement dit, les outils sont orientés Legal ops (ce dont nous sommes fans) et performance juridique.

A moins que vous ne souhaitiez embaucher une armée de juristes (et en ayez les moyens...), nous pensons sincèrement qu'une solution plus simple à utiliser est faite pour vous.

3. Angelaw : le compromis parfait !

Investissez dans un objet qui répond parfaitement à vos besoins. Sinon, c’est comme acheter un appareil photo de professionnel qui restera dans un placard parce que votre smartphone fait tout aussi bien l’affaire.

Nous n’avons pas honte de le dire : nous sommes un CLM pensé pour les non-juristes. Angelaw a été conçu pour répondre aux besoins contractuels des CEO, des dirigeants de PME, des secrétaires généraux, des CFO, responsables d'établissements, commerciaux et offices managers. Plus généralement, nous sommes adaptés à ceux qui manipulent des contrats sur le terrain (et qui ne prennent pas toujours plaisir à le faire) !

Avec nous, vous aurez tous les avantages de Google Suite et des CLM pro, sans en avoir les inconvénients :

• modèles de contrats (CDI, CDD, CGU-mentions légales, NDA, prestataires et d’autres à venir !) et de clauses déjà prêtes à l’emploi et simples à utiliser ;
• négociations et signature électronique pour que vos équipes puissent travailler en toute autonomie, tout en étant guidées par l'IA ;
• archivage automatique pour ne plus perdre aucun contrat ;
• suivi des données clés : parties, échéances et montant des engagements.

Bref, “on vous a compris” ! Pour vous en rendre compte par vous-même, testez notre outil : c’est gratuit.