Gestion des contrats : automatisez le suivi et rappel des échéances

La gestion de contrats (en anglais contract management) c’est quoi ? En quelques mots c’est la discipline qui consiste à "piloter" les contrats d’une entreprise. Cette notion de pilotage est à appréhender au sens large. Au même titre que Lewis Hamilton ne se contente pas de tourner un volant pour piloter une F1, que piloter un avion à la Tom Cruise (aka Maverick) est un tantinet plus complexe que de tirer sur un manche, le rôle du gestionnaire de contrats ne se limite pas à piloter des contrats en remplissant des cases dans un tableau Excel de suivi.

En effet, la gestion des contrats regroupe un certain nombre d'actions tout au long de la vie du contrat (le fameux "contract lifecycle management"), depuis la création d'un contrat jusqu'à sa signature, et même son exécution puisque la centralisation, l'analyse et suivi d'un contrat post-signature fait également partie des missions du contract manager.

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Gérer efficacement ses contrats, c’est finalement effectuer un certain nombre de tâches, ce qui peut vite s'avérer chronophage (ou disons le plus clairement pénible), surtout en présence de processus manuels et en l'absence de logiciel de gestion de contrats. La bonne nouvelle, c'est qu'il est aujourd'hui assez facile et peu coûteux de gagner du temps en automatisant un certain nombre d'actions à faible valeur ajoutée, qu'il s'agisse de centraliser les contrats au sein d'une contrathèque, de signer électroniquement des contrats, ou encore - c'est l'objet de cet article - d'effectuer un suivi des échéances afin d'envoyer des rappels automatiques.

Avec les logiciels proposées sur le marché, identifier des dates clés (préavis, reconduction tacite, fin de période d'essai, etc.) est une tâche qui doit être confiée à une solution de gestion de contrats, pour au moins 3 raisons évidents :

1. Parce que le suivi manuel des échéances, c'est (très) pénible

Gérer des échéances contractuelles à la main, dans un tableau de suivi partagé au sein duquel tout le monde se perd dans les nombreuses colonnes, c'est une activité d'un autre temps. Un peu comme conduire une voiture sans direction assistée, ou remonter une vitre passager avec une manivelle, ça peut avoir son charme.. tant que cela ne dure pas plus de 5 minutes.

A. Le suivi des échéances : basique mais titanesque

Suivre les échéances de fin de contrats de 300 agents et distributeurs, les résiliations triennales d'un parc immobilier, ou encore les fins de période d'essai de tous les nouveaux collaborateurs. Derrière ces actions, rien de très glamour, le suivi des échéances c'est :

• ouvrir un contrat
• aller à l'article prise d'effet/durée
• recopier les dates et durées dans les cases d'un tableau
• ne pas oublier de recommencer à chaque avenant ou résiliation

Passionnant n'est-ce pas ? A titre personnel, en une douzaine d'années dans l'industrie, je n'ai jamais vu quiconque prendre du plaisir ou s'épanouir en mettant à jour ces fameux tableaux de suivi. En revanche, je ne compte pas le nombre de fois où une échéance a été manquée en raison d'un tableau qui n'était pas à jour.

B. Centralisation de l'information et envoi de rappels : des activités sans valeur ajoutée

Collecter les informations, les saisir dans un tableau et tenir ledit tableau à jour ne constitue que la partie émergée de l'iceberg. Le calvaire inhérent à la gestion manuelle du suivi des contrats n'est pas tout à fait terminé !

Lorsque vous avez collecté ces informations et les avez scrupuleusement renseignées dans un tableau de suivi, il faut encore envoyer les rappels manuellement, par email (ou par pigeon voyageur), à chaque partie prenante. Une nouvelle fois, on parle d'une activité administrative qui ne nécessite pas d'intervention humaine.

Enfin, cerise sur le gâteau, la personne qui a l'immense joie déveine de s'occuper de ce suivi manuel des contrats a également un autre rôle : celui de centraliser l'information et donc de recevoir un flux ininterrompu d'emails (tel un weekend du 15 août sur l'A7), pour savoir "quand est-ce que le contrat avec XXX arrive a expiration ?" ou encore "est-ce qu'une clause du contrat permet la reconduction automatique ?". Même si le fameux fichier est partagé sur un Sharepoint, un Google Drive ou un autre dossier rangé dans les tréfonds de votre réseau interne, le gestionnaire de contrats demeure le point d'entrée pour toutes ces questions auxquelles tout le monde aurait pu avoir accès en un clic.

2. Parce qu'automatiser le suivi des contrats, c'est un sacré levier d'économies !

Seconde raison, et pas des moindres, pour laquelle l'automatisation des rappels d'échéances contractuelles est un "must-have" pour toute société qui gère des contrats : le porte-monnaie ! En effet, un des nombreux avantages d'une solution de  gestion de contrats, consiste à suivre vos échéances et ainsi soulager votre trésorerie, à aux moins deux niveaux.

A. Le puits sans fond des reconductions automatiques

Que celui qui n'a jamais subi une reconduction automatique de contrat lève la main ! Certes, ces reconductions automatiques sont pratiques et permettent d'éviter de passer par la case avenant à chaque renouvellement.

Cependant, entre les petits contrats fournisseurs, les abonnements divers et variés (téléphonie, internet, nettoyage, maintenance, etc.), et autres contrats avec des solutions SaaS que vous utilisez pas ou peu, le gisement de reconductions automatiques pour des produits et services parfois inutiles, parfois obsolètes et assez conséquent.

Une étude menée par le gouvernement britannique en 2019 a permis de poser quelques chiffres sur cette gabegie. Accrochez vous bien : on parlerait de 1.8 milliards de livres (env. 2 milliards d'Euros) chaque année ! En France, selon un rapport TAJ Deloitte, 52% des Directions Juridiques ne connaissaient pas les dates d'échéance de leurs contrats. On vous laisse projeter ces coûts au sein de vos organisations !

Pour résumer, automatiser son suivi des échéances, c'est avoir un oeil sur les dépenses incontrôlées et s'assurer de ne pas payer (cher) pour le superflu.

B. Automatiser c'est gagner en productivité

Le gain de temps est le second levier d'économie qui découle de l'automatisation du suivi des contrats. En effet, au-delà de transférer à un logiciel la pénibilité de cette activité, automatiser c'est aussi augmenter la productivité des gestionnaires de contrats.

Ces derniers, au lieu de consacrer temps et énergie à identifier et saisir manuellement les données importantes de vos contrats dans un tableau, peuvent désormais consacrer ce temps à réaliser des activités à plus haute valeur ajoutée, plus adaptées aux compétences et attentes d'un gestionnaire de contrat, telles que le suivi de l'exécution du contrat et de sa performance.

On vous laisse le soin de calculer dans le détail le ROI de cette automatisation en fonction de vos ressources, processus et volumétrie de contrats, mais on peut déjà vous assurer que le gain en vaut la chandelle.

3. Parce qu'avec un logiciel de gestion des contrats, c'est simple à automatiser

Enfin, chez Angelaw nous sommes bien conscients qu'adopter un logiciel de gestion de contrat ou un outil pour faire le suivi des échéances contractuelles, est un sujet de digitalisation, de transformation, qui va bien au-delà d'un choix de logiciel.

Nous sommes cependant convaincus que le gain de temps considérable qu'apporte l'automatisation des échéances et rappels peut s'obtenir très rapidement et simplement.

A. Vos échéances et rappels, simplement, automatiquement

Commençons très simplement avec une démarche désintéressée : si vous souhaitez uniquement mettre en place un processus de suivi d'échéances et d'envoi de rappels et que vous avez un faible volume de contrats à suivre (moins de 20 contrats), alors vous n'avez pas besoin d'un logiciel de gestion de contrats pour cela !

Vous pouvez en effet commencer par connecter votre fameux tableau de suivi à un outil d'envoi d'emails, et automatiser l'envoi de rappels via une plateforme d'automatisation des tâches de type Zapier ou Make. Pour cela, nul besoin d'être un(e) génie de l'informatique, 10 minutes et quelques clics vous suffiront pour créer des premiers workflows et recevoir des alertes à chaque fois qu'une nouvelle échéance est saisie (manuellement par contre). Dans un second temps, vous pourrez même y connecter votre CRM pour éviter les double saisies et faire en sorte qu'une saisie dans votre CRM enrichisse automatiquement votre tableau de suivi, et enfin programme un email de suivi aux gestionnaires de contrats.

Ainsi, très simplement et pour quelques euros, vous pouvez mettre en place vos premiers flux de travail et commencer à automatiser ce suivi. Puis, lorsque vous aurez envie de passer à la vitesse supérieures et utiliser un outil qui permet, grâce à l'intelligence artificielle, d'identifier automatiquement des dates et échéances en temps réel pour recevoir des alertes et rdv directement dans vos calendriers, alors vous frapperez à la porte d'Angelaw !

B. Comment ça fonctionne en pratique chez Angelaw ?

Nous avons essayé de simplifier la démarche au maximum, et limiter au strict minimum le nombre de clics nécessaires, pour que tout le monde, amateur de contrats ou non, puisse manipuler des contrats avec aisance.

En pratique, l'automatisation du suivi des contrats est assez simple, car vous n'avez qu'à importer vos contrats, d'un simple glisser-déposer, et ensuite laisser notre intelligence artificielle s'occuper du reste. Concrètement, cette IA va scanner vos contrats et détecter différents champs, et notamment les dates de début et de fin de vos contrats, ou encore la présence de clauses de reconduction automatique et préavis.

Après l'import, vous serez automatiquement notifié(e) à chaque évènement clé (préavis, fin de contrat, fin de période d'essai) de vos contrats. Vous pourrez aussi retrouver instantanément toutes les informations relatives à vos contrats, les partager simplement avec vos collègues, et ainsi ne plus jamais manquer une échéance !

Mais le plus simple ça reste de venir essayer gratuitement Angelaw !

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