Quel est le rôle d’un Contract Manager ?

Alors que la gestion des contrats devient un enjeu de plus en plus important dans le monde des affaires, un nouvel acteur stratégique en entreprise est né : le Contract manager. L’équipe d’Angelaw vous parle de ce nouveau métier, de ses missions et étudie comment ce nouveau partenaire optimise et sécurise les intérêts de votre entreprise. 

Contract Manager : plus qu’un gestionnaire de contrats 

Un Contract manager a pour mission de gérer les contrats de son entreprise et de vérifier leur conformité avec la législation en vigueur et la pratique.

Véritable partenaire business, le Contract manager est responsable de l’encadrement et du suivi contractuel de chaque événement de la vie de votre entreprise : nouvelle relation de travail, développement géographique, réalisation d’une nouvelle prestation de services, mise en place de mesures de protection des données… La liste est longue.

C’est devant la multiplication des contrats dans le monde des affaires que de plus en plus d’entreprises ont pris l'initiative de confier à un salarié la gestion de leurs contrats en créant ce poste au sein de leur organisation. Le métier du Contract Manager est donc en plein essor et recrute activement.

Véritable gestionnaire, le Contract manager est spécialiste des contrats, mais n’est pas forcément intégré au département juridique : en fonction de l’organisation des entreprises, il peut également être judicieux de rattacher le Contract manager au service commercial, ou même au département des systèmes d’information ! En effet, cet acteur collabore étroitement avec les opérationnels, et lui incombe la responsabilité importante du pilotage de toutes les données juridiques de votre entreprise. En sus, il est notamment souvent responsable de l’implantation et de la gestion de la contrathèque de son entreprise.

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Quelles sont les missions principales d’un Contract Manager ? 

Le Contract Manager est omniprésent dans les projets de son entreprise, il a donc des activités très diverses en fonction de la phase du projet qu’il accompagne. 

Nous avons reproduit pour vous une fiche de poste synthétique, en listant les missions de contract management indispensables à chaque phase de vos projets.

L’importance du manager de contrats pendant la préparation d’un projet 

Le Contract Manager prépare l’ensemble des documents encadrant le futur projet. Il contrôle et protège toutes les conditions juridiques et financières encadrant les opérations en participant, avec les opérationnels, à leurs négociations.  

Il a également tout au long de cette phase un rôle essentiel de conseil vis-à-vis de ces derniers.

Ses missions sont :

• Imaginer des montages contractuels et créer des documents précontractuels (contrats-cadres, accords de confidentialité, d’exclusivité…)
• Participer à la création de l’offre commerciale et soutenir les opérationnels lors de sa négociation
• Revoir les aspects juridiques des annexes, cahier des charges, documents techniques
• Contrôler la conformité légale de l’ensemble du projet
• Anticiper et prévenir les risques juridiques inhérents au projet et réfléchir à des propositions d’améliorations des clauses problématiques 
• Rédiger le contrat final et constituer le dossier contractuel assorti de ses annexes
• Animer et participer à la négociation du contrat en défendant les intérêts juridiques et financiers de son entreprise
• Tracer et archiver l’ensemble des échanges et des révisions apportées lors de la négociation

Le Contract Management pendant l’exécution d’un projet

• Synthétiser et simplifier l’ensemble des éléments contractuels du projet
• Rendre les données juridiques du projet accessibles à tout moment aux participants du projet, dans l’outil de gestion des contrats de son entreprise par exemple

• Donner son avis juridique sur la faisabilité d’une opération non prévue initialement et plus généralement répondre aux questions des opérationnels 
• Piloter les processus contractuels de la vie du contrat (jalons, avenants, échéances du contrat, suivi de la vie du contrat…)
• Contrôler l'exécution des prestations et briefer les opérationnels pour prévenir les éventuels manquements aux obligations 
• Si besoin, préparer le dossier de pré contentieux et suivre les relations avec l’avocat chargé du contentieux

Le Contract Management en post-projet :

• Contrôler les dates clés de fin de contrat, les anticiper pour le dénoncer ou mettre en œuvre le processus de renouvellement ou de fin de contrat
• Archiver et garantir la conservation de l’ensemble des données liées au projet
• Animer ou participer aux réunions de fin de projet et de retour d’expérience dans une optique de recherche d’amélioration continue

Comment organiser son département de Contract Management ? 

Déléguer le contract management de son entreprise

En travaillant avec tous les acteurs de son entreprise et en suivant l’ensemble des projets de son entreprise de A à Z, le Contract Manager joue un rôle stratégique clé dans son entreprise. Les activités exercées et les contextes dans lesquels il intervient sont extrêmement diversifiés : il n’a pas l’occasion de s’ennuyer ou de tomber dans la routine ! 

L’importance de ce rôle, ainsi que le fait que ce poste soit de plus en plus recherché par les entreprises, rend ce métier très attractif et attire de nombreux candidats !

Comment recruter un Contract Manager ? 

Sa formation idéale :

Il est nécessaire d’être diplômé d' un BAC +5 pour exercer en tant que gestionnaire de contrats. 

Les gestionnaires de contrats sont en principe issus d’une faculté de droit, mais cette condition n’est pas toujours indispensable. En effet, certaines compétences également très recherchées à ce poste telles que les connaissances financières, les capacités d’organisation et de communication font que les employeurs placent également à ce poste des professionnels diplômés de grandes écoles de commerce ou d’ingénieurs, d’IEP…

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Nouveauté : l’école s’adapte aux réalités du terrain !

Certaines écoles et universités prestigieuses développent désormais des parcours spécifiquement dédiés à l’enseignement de la pratique du contract management, comme le D.U Contract Management proposé par l’Université Panthéon-Assas. 

Une école européenne de Contract Management, l’e2cm, a même été fondée pour répondre aux besoins et de la pratique des entreprises pour la gestion de leurs contrats.

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Les compétences techniques indispensables :

• Connaissances juridiques : votre Contract Manager doit maîtriser le droit des contrats, des obligations en général et tous les mécanismes complexes qui en découlent. Mais ses connaissances doivent également être étendues à des sujets de droit transverses : droit des assurances, droit pénal des affaires, droit financier…

• Gestion de projet : la gestion des plannings, des budgets, des tableaux de suivi… Ces activités ne doivent pas lui faire peur, même si les outils de gestion de contrats l’aident au quotidien pour gérer les jalons et échéances de ses projets. 

• Être à l’aise avec les outils numériques

• Parler et écrire l’anglais couramment (pour intervenir sur vos projets internationaux)

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Les qualités importantes à rechercher chez un Contract Manager : 

• Grande rigueur : Votre gestionnaire de contrats doit avant tout être extrêmement rigoureux et avoir un sens de l’organisation et de la précision hors pair, pour ne laisser passer aucune échéance ni aucune disposition menaçant les intérêts de votre entreprise.

• Qualités relationnelles : écoute, pédagogie et force de conviction. En ce qu’il devra collaborer avec toutes vos équipes et être force de conseils et de proposition, il est important que votre futur Contract Management soit à l’aise socialement et qu’il écoute ses interlocuteurs avant de réfléchir pour s’adapter à leurs demandes. Notamment, il devra faire preuve de force de volonté, d’autorité et de persuasion pour ne pas se laisser marcher sur les pieds et convaincre vos cocontractants lors des phases de négociation !

L’allié du contract manager pour l’assister au quotidien et automatiser certaines de ses tâches : l’outil de gestion de contrats

Créer et assurer le suivi de l’intégralité des documents contractuels de son entreprise tout en gardant la main et une vision d’ensemble sur l’ensemble des données juridiques de son entreprise forment une mission à forte responsabilité et peu aisée. 

Heureusement, votre Contract Manager dispose aujourd’hui d’outils numériques pour l’aider dans son organisation quotidienne, lui donner une vision globale et claire de l’activité juridique de son entreprise et automatiser certaines de ses tâches chronophages et à moindre valeur ajoutée comme la rédaction de contrats, la saisie de données, le partage d’information, les relances mail, les processus de signatures électroniques…. Certains outils proposent notamment de vous alerter avant les dates clés de vos contrats et de vos projets, afin de ne louper aucune échéance ou évènement importants.

Pour alléger la charge de travail de votre salarié (ou la vôtre si vous remplissez le rôle de Contract Manager de votre entreprise), ainsi que pour une gestion globalement optimisée de vos contrats, mettre en place un outil de gestion de contrats numérique est fortement conseillé. De nombreux acteurs existent sur le marché, qui proposent des fonctionnalités et prix très variés, vous n’avez plus qu’à faire un choix en fonction des besoins et du mode de fonctionnement de votre entreprise. 

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Un logiciel de gestion de contrats est-il une alternative viable au Contract manager pour les TPE/PME ?

Le Contract Manager, une fonction moins adaptée à la pratique des TPE et PME

Si le Contract Manager a toute sa place et constitue une forte valeur ajoutée pour les entreprises de grande taille gérant un volume de contrats très important, ce poste présente moins d'intérêt au sein de structures plus petites comme les TPE et les PME. 

En effet, dans une structure plus petite, le volume des contrats est moins important et il n’est généralement pas judicieux ni économique de dédier un salarié à temps plein à leur gestion. 

Ainsi, dans ce type de structure, cette mission peut incomber au bras-droit du dirigeant, au responsable administratif ou commercial, au chef d’entreprise lui-même… 

TPE et PME : le choix d’un outil de gestion des contrats simple et souple 

La diversité des offres de logiciels de contrats sur le marché fait coexister des offres différentes pour chaque besoin. En choisissant votre outil de gestion de contrats, assurez-vous ainsi qu’il soit particulièrement adapté à votre usage particulier.

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Les avantages Angelaw :

Nous savons que la gestion des contrats peut s’avérer une science technique, qui ne doit pas être laissée au hasard. C’est pour cette raison que nos équipes ont décidé d’alléger votre quotidien, et ce sans peser sur vos budgets. 

Découvrez comment nous simplifions la gestion de vos contrats : 

• Nous vous guidons dans leur rédaction : au lieu de devoir créer et adapter vos contrats manuellement, vous répondez simplement à un questionnaire rapide : votre contrat est automatiquement généré.

• Nous vous assistons à chaque phase de leur suivi : à tout moment et en un clic, une liste des actions et prochaines étapes juridiques à réaliser s’affiche automatiquement. Vous êtes également systématiquement alertés par mail : ainsi, vous ne passez à côté d’aucune échéance et ne négligez aucune étape !

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Le logiciel de gestion de contrats : un tremplin vers la croissance de votre entreprise

En utilisant un logiciel de gestion de contrats, vous garantissez l’intégrité de vos documents et de vos données juridiques. Celles-ci sont lisibles et ordonnées, votre archivage est professionnel. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, votre plateforme s’adapte à vos usages de plus en plus complexes et à vos groupes de nouveaux utilisateurs. Votre gestion de contrats est transmissible d’une personne à l’autre très facilement : un accès à la plateforme suffit !

Le terrain est prêt pour, peut-être bientôt, l’arrivée de votre futur Contract Manager.