Pourquoi trier ses contrats ?

Vous avez peut être connu l’archivage « à l’ancienne » ? De l’époque où tout se faisait sur papier et où l'on empilait des chemises les unes sur les autres, ou l’on devait grimper sur un escabeau pour sortir le classeur « juste-là », en n’étant pas vraiment sûr d’y trouver ce qu’on cherche ?

Tout cela a bien changé ! A l’ère de la dématérialisation, de la Gestion Electronique des Documents et de la signature électronique. Il est vrai que l'on est aujourd’hui beaucoup moins enclin à accumuler et perdre des documents dans nos placards, puisqu’aujourd’hui la plupart des sociétés utilisent des solutions clouds pour stocker et partager des documents au sein de leur organisation. Mais est-ce que pour autant, nous sommes plus organisés ? Si nous vous demandons selon quelle logique vous classez vos contrats, saurez-vous répondre simplement ? De même, pouvez-vous garantir l'exhaustivité de votre base de contrats ?

Chez Angelaw, nous sommes des férus d’organisation et du tri des contrats. Pas parce que nous sommes maniaques (quoique..), mais parce qu’il y a un réel enjeu de productivité autour du stockage et de l’organisation des contrats. On vous explique…

La valeur d’un contrat pour protéger les individus

Par définition, un contrat est un engagement ou une convention qui crée des obligations entre deux ou plusieurs personnes, ces personnes pouvant être physiques ou morales. Pour la petite histoire, le terme « contrahere » qui signifie "l’action qui engage" est apparu au Ier siècle avant l’ère courante, et c’est en 1804 que Napoléon compila le droit des contrats dans le fameux Code Civil (on me dit dans l'oreillette qu'il faut que je m'arrête là pour l'histoire des contrats).

Un contrat comporte donc une trace écrite des droits et obligations de chacun, et servira de référence en cas de litige : si une des parties signataires manque à ses obligations contractuelles, l’autre partie pourra être dédommagée dans des conditions qui auront pu être définies au préalable par le contrat.

Vous l’avez compris, un contrat sert à protéger les intérêts de ses signataires, en posant un cadre autour d’une relation entre plusieurs personnes. C’est pourquoi tout contrat signé doit toujours être stocké en sécurité où il ne pourra pas être supprimé ou altéré. 

Sécurité et confidentialité : toujours une priorité

Il arrive parfois que certains contrats ne comportent pas d’informations sensibles. Parfois seulement, dans les autres cas : les informations et données figurant dans vos contrats sont confidentielles et sensibles.

Aussi, stocker ses contrats dans un environnement sécurisé est une bonne pratique. Si vous avez l’habitude de télécharger vos pièces jointes et de les laisser ad vitam aeternam dans votre boite mail ? Souvenez-vous des 3,2 milliards d’adresses mails piratées en février 2021.

Plus que jamais, la cybersécurité doit être au cœur des préoccupations des entreprises, et les clouds sécurisés traditionnels, souvent américains, ne garantissent pas la confidentialité de vos documents et contrats (on reparlera du Cloud Act et consorts ultérieurement !). 

Angelaw est pour cela LA solution à privilégier avec des données hébergées en France sur un cloud sécurisé, et une solution soumise à des tests d'intrusion réguliers par un prestataire reconnu par l'ANSSI.

Stocker, gérer, organiser et administrer ses contrats

Vous avez maintenant compris pourquoi il est important de garder vos contrats dans un environnement protégé, sans risque de compromission ou altération de données, et au sein duquel vous pourrez retrouver vos contrats facilement. Mais ce que nous n’avons pas encore évoqué, c’est le tri et l'organisation de ces fichiers. Quand vous déposez vos premiers contrats sur un espace cloud, c'est assez simple à gérer. Mais quand vous dépassez la vingtaine de contrats, il devient primordial de pouvoir les catégoriser, les classer, et de pouvoir en extraire rapidement les informations essentielles. Plus vous organisez vos contrats, moins vous perdrez de temps à les retrouver, à les partager, à vous souvenir des dates et informations clés. Bref, vous gagnerez en efficacité et diminuerez significativement le risque d’erreur.

Avec Angelaw, c'est assez simple : vous déposez vos contrats via un glisser-déposer tout simple, ou même directement en transférant le contrat depuis votre boîte mail et c'est tout. Oui, c'est tout ! Angelaw s'occupe du reste : analyser le contenu, créer une synthèse, identifier les dates clés et vous envoyer des rappels au moment des renouvellements. Pas mal non ? 

En résumé, vous avez tout à gagner à bien organiser vos contrats : protéger vos intérêts et ceux de vos clients et de vos employés, préserver la confidentialité de l’ensemble de vos activités, et gagner en efficacité et en fluidité. Découvrez ces fonctionnalités dans notre application.

Sources :

https://www.vie-publique.fr/fiches/276037-quest-ce-quun-contrat

https://information.tv5monde.com/info/surveillance-numerique-le-cloud-act-americain-rend-legale-la-saisie-administrative-des-donnees

https://www.capital.fr/economie-politique/verifiez-si-votre-email-et-mot-de-passe-font-partie-des-32-milliards-de-comptes-pirates-1393950