Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de contrats dans son entreprise ?

Difficile de se passer d’un outil de gestion des contrats dans le monde des affaires actuel ! 

Ces outils sont toujours plus en vogue, et les avancées technologiques les rendent toujours plus performants. 

Voici en quoi utiliser un logiciel de gestion de contrats peut constituer une véritable valeur ajoutée dans votre entreprise, et comment ces outils vous accompagnent tout au long de votre cycle contractuel pour faciliter votre quotidien.

Logiciel de gestion des contrats : une véritable valeur ajoutée pour votre entreprise 

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de contrats et quels en sont les atouts pour votre entreprise ? 

Logiciel de gestion de contrats : Définition

Un logiciel de gestion des contrats est un espace en ligne, en mode SaaS, sur lequel gérer et suivre la vie des contrats de votre entreprise. Si vous optez pour un outil tout-en-un, toutes les phases du cycle de contractualisation peuvent être réalisées sur un même espace : de la création de vos contrats à leur signature, ainsi que leur pilotage tout au long de leur exécution.

Une information juridique sécurisée et accessible

En adoptant un logiciel de gestion des contrats, vous bénéficiez d’un espace de stockage centralisant toutes les données de votre activité juridique au même endroit : plus besoin de parcourir des piles de contrats papier monstrueuses, des documents Excel illisibles ou des disques durs personnels pour trouver une information sur vos contrats : tout est classé sur un même espace et présenté sur des fiches synthétiques, des tableaux de bord visuels et des graphiques designs. L’information globale de votre activité est visible en un coup d'œil, et vous retrouvez l’information recherchée en utilisant des fonctions de recherche avancée et des filtres intelligents.

Vos données sont plus lisibles, mais aussi mieux protégées ! 

En effet, les contrats papier ne sont pas à l’abri d’une perte, d’un oubli en déplacement ou dans un coin obscur de votre bureau. Vos fichiers ne sont pas non plus à l’abri d’une obsolescence de votre système de stockage. 

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Le Bonus Angelaw :

Notre outil de gestion des contrats en ligne Angelaw répond notamment à des exigences de sécurité accrue : les données de vos contrats extraites sur notre plateforme sont cryptées, stockées en France ou en Union européenne, dans deux centres de données distincts et éloignés géographiquement, en simultané. Ainsi, une sauvegarde et protection de vos données est garantie en permanence !

Gain de temps et allègement de la charge mentale

Un logiciel de gestion des contrats en ligne fait également gagner un temps précieux aux salariés des entreprises qui l’ont adopté.

En effet, certains de ces outils proposent des mécanismes d’intelligence artificielle permettant d’automatiser certaines tâches chronophages comme la saisie de contrats, la saisie d’informations, le rappel sur dates, l’envoi de mails et de relances… 

Si l’outil choisi par votre entreprise propose ces fonctionnalités, cet outil facilitera vos tâches quotidiennes et allégera votre charge de travail en vous proposant des questionnaires clés en main pour personnaliser vos documents, en générant automatiquement vos contrats, en vous alertant de lui-même avant chacune de vos échéances clés, en extrayant automatiquement les informations de vos contrats pour les classer synthétiquement…

Vous êtes assistés tout au long de vos projets juridiques, vous gagnez du temps, et gardez votre calme !

Facilitation des échanges et interface collaborative 

Appels téléphoniques, relances de mails, messages sur le chat interne de l’entreprise, courriers postaux, réunions… 

Les moyens de communication se multiplient, et avec eux le flux des informations à retenir et ordonner !

Un logiciel de gestion des contrats vous permet de mutualiser et d’organiser vos échanges et avancées sur chaque contrat : ainsi, vous communiquez et collaborez ensemble sur un espace unique, tant sur la phase de rédaction et négociation de vos contrats que sur le suivi et les questions juridiques qui en découlent ! 

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Le bonus Angelaw :

Angelaw vous permet d’inviter des intervenants externes à vos contrats (co-contractants, avocats…) sur votre espace de gestion de contrats, tout en adaptant leurs droits d’accès. Ainsi, chaque invité a uniquement accès aux données qui concernent directement son intervention. Votre patrimoine contractuel demeure confidentiel et protégé.

Comment votre logiciel de gestion des contrats vous accompagne concrètement au quotidien ? 

Votre logiciel de gestion des contrats est votre partenaire privilégié et vous accompagne tout au long de vos cycles contractuels.

L’équipe Angelaw vous livre un mode d’emploi sur un cas d’usage de notre solution tout-en-un de gestion de contrats Angelaw à chaque étape de la vie de vos contrats .

Vous êtes chargé de piloter le projet contractuel encadrant la mise en place d’une prestation de service avec un nouveau client…

En phase précontractuelle

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La phase précontractuelle débute à la création du contrat et prend fin lorsque les parties se sont mises d’accord sur le contenu du contrat lors de la négociation.

• Vous vous connectez sur votre espace personnel Angelaw
• Au lieu de parcourir votre contrat type sur Word et de modifier chaque clause manuellement, vous répondez à un questionnaire rapide.  Montant, informations sur le co-contractant, date de signature prévue, date d’entrée en vigueur de l’accord, type de durée… Vous renseignez toutes ces données juridiques en quelques clics sur une interface ergonomique et intuitive. Votre contrat est ensuite immédiatement généré à partir de votre contrat type adapté à la prestation, automatiquement agrémenté de vos réponses au questionnaire !

Le bonus Angelaw : 

Chez Angelaw, nos développeurs étudient sans arrêt vos retours d'expérience pour prendre en considération la réalité du terrain, et les questionnaires proposés sont constamment actualisés en fonction des évolutions de la pratique et de la législation. Mais nous sommes également ouverts à vos besoins particuliers, et vous avez la main pour personnaliser ces questionnaires à l’infini en fonction des spécificités de votre entreprise !

Votre document ainsi généré se trouve désormais sur un espace d’édition de documents en ligne spécialement pensé pour s’adapter à la rédaction et l’édition de contrats. Vous invitez les parties prenantes à votre contrat, en définissant pour chaque personne les droits d’accès, d’édition et de commentaires que vous souhaitez lui accorder. Vous gardez ainsi le contrôle sur votre document. Vous et votre co-contractant insérez des suggestions de modification et des commentaires directement sur ce document. L’historique de ces révisions est intégralement tracé et conservé.

En phase de contractualisation

• Vous êtes arrivés à un point d’entente sur les modifications que chacune des parties souhaite apporter au contrat : vous acceptez en quelques clics les révisions sur le document, qui restent archivées et rattachées à votre document indéfiniment.

• Le contrat peut être signé !

• Le contrat signé par toutes les parties est stocké sur votre espace Angelaw, et toutes ses informations sont extraites, présentées sur des fiches synthétiques et classées dans des tableaux de bord intuitifs et intelligents.

En phase de suivi de l’exécution de votre contrat

• Pendant la phase d'exécution de la prestation du contrat, vous avez un doute sur le montant de la clause de responsabilité que vous avez négociée. Vous tapez alors vos mots-clés sur la barre de recherche avancée directement disponible depuis la page d’accueil de votre espace Angelaw, et le montant de la clause s’affiche immédiatement. 

• Vous souhaitez comparer le montant de votre clause au montant moyen des clauses négociées dans vos contrats similaires au cours des 5 dernières années ?  Vous utilisez nos graphiques intelligents pensés pour être adaptés à vos besoins. L’évolution des montants est visuelle et aérée, la comparaison devient un jeu d’enfant !

Le bonus Angelaw : 

À tout moment, vous bénéficiez du service de la checklist Angelaw : vous choisissez une thématique et répondez à quelques questions : l’intelligence artificielle d’Angelaw vous guide sur les bonnes pratiques légales à respecter et génère pour vous des checklists adaptées à votre situation : vous êtes assistés pour une activité juridique globale organisée et maîtrisée !

Vous souhaitez garder le contrôle sur les dates clés et dates d’échéances de votre contrat ? Éviter le renouvellement automatique d’un contrat non dénoncé dans les temps ?

Plus besoin de parcourir le contrat pour remplir un agenda manuellement : Angelaw génère pour vous des calendriers ergonomiques, directement visibles sur votre plateforme, et vous alerte automatiquement par mail avant l’arrivée à échéance de vos dates clés.

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