Qu’est-ce que le contract lifecycle management ?
Le Contract lifecycle management désigne la gestion des contrats d’une entreprise tout au long de leur cycle de vie, de leur création à leur arrivée à terme en passant par leur négociation, leur signature et le suivi de leur exécution.
À l’époque de l’accélération du monde des affaires et de la multiplication des documents juridiques, se faire accompagner par un outil de contract management devient un enjeu toujours plus essentiel pour les entreprises.
Quelles sont les différentes phases du cycle de la vie d’un contrat, et comment une solution de contract lifecycle management vous aide-t-elle à chaque étape de la gestion de vos contrats ?
1. Gestion des modèles de contrat de votre entreprise
Vous vous lancez dans la contractualisation d’un nouveau projet.
Pour ne pas repartir de 0 à chaque nouveau projet, vous vous appuyez sur votre contrat type, modèle point de départ à la contractualisation de ce type de projet.
La gestion de vos contrats débute donc avec la création et la gestion de vos modèles de contrats.
Plafond de responsabilité, modalités de résiliation, clause de non-concurrence, pénalités en cas de manquement à une obligation des parties…Chaque clause doit être rédigée avec minutie afin de garantir la protection des intérêts juridiques et financiers de votre entreprise, tout en étant suffisamment réaliste et raisonnable vis-à-vis de la pratique actuelle. Il est notamment important de contrôler régulièrement le contenu de vos clauses pour les mettre à jour des nouveautés de votre secteur d'activité ainsi que pour garantir leur conformité aux évolutions légales dans le temps.
Comment optimiser la gestion contractuelle de votre entreprise ?
Comment gérer les modèles de contrat de votre entreprise avec un outil de Contract Lifecycle Management (CLM) ?
Sans outil, vos modèles de contrat sont stockés sur votre ordinateur et sur ceux de vos collègues et collaborateurs. Lorsqu’un membre de votre entreprise modifie le modèle de contrat, il doit l’envoyer à chaque personne susceptible de l’utiliser pour qu’elle remplace sa version obsolète par la version à jour.
Résultat : il n’est pas aisé d’unifier vos contrats et de contrôler leur évolution.
Un bon outil de contract lifecycle management est équipé d’une contrathèque accessible à chaque membre de votre entreprise et à partir de laquelle chacun peut visualiser directement la dernière version du contrat type recherché.
Pourquoi utiliser un logiciel pour éditer et gérer ses contrats de travail ?
Les Bonus Angelaw
Notre équipe ne vous laisse pas seul devant cette mission, nous vous accompagnons dans la création et la mise à jour de vos contrats-types :
- Sur votre software Angelaw, un système de clausier intelligent vous assiste dans la création et la mise à jour de chaque clause type. Chaque modification est ensuite tracée, et l’historique précis et conservé. Vous savez instantanément qui a créé et modifié chaque clause, et de quand date sa dernière mise à jour.
- Vous avez un doute sur la tournure de rédaction d’une clause délicate, à fort enjeu pour votre entreprise ? Faites-vous conseiller à moindre coût par un membre de notre large réseau de professionnels du droit compétents et spécialistes dans votre secteur. Directement sur votre espace Angelaw, vous contactez un prestataire en fonction de ses compétences et de ses tarifs, transparents et communiqués avant toute prestation.
2. Création de votre contrat
L’objectif de l’étape de création de contrats est de personnaliser votre contrat type pour adapter les conditions générales de votre entreprise à la situation particulière que vous souhaitez encadrer juridiquement. Ainsi, il peut être pertinent d’adapter le contenu des clauses de vos contrats en fonction de la durée et l’envergure de votre projet, le montant des prestations, les risques financiers inhérents à l’opération, le type et le nombre d’acteurs que votre projet prévoit de faire intervenir, les conditions habituellement négociées avec un prestataire ou un client particulier…
Comment créer votre contrat particulier facilement et rapidement avec une solution de contract lifecycle management ?
Sans solution digitale, vous utilisez un outil de traitement de texte classique, vous parcourez l’intégralité du modèle de contrat à la recherche des champs vides à compléter, vous saisissez manuellement à chaque emplacement les informations manquantes, puis vous relisez les dispositions générales de votre contrat une à une pour les modifier si besoin.
Une solution de contract management à la pointe de la technologie propose d’adapter automatiquement vos contrats à partir de votre modèle. Vous gagnez un temps précieux !
3. Négociation de votre contrat
Votre contrat particulier est créé, il est maintenant temps de faire intervenir votre cocontractant dans votre parcours et d’ouvrir le terrain des négociations.
La négociation contractuelle est une étape redoutée en entreprise. L’imaginaire collectif l’associe souvent à de longs échanges ennuyeux ou houleux et à des quiproquos, blocages de chaîne, relances mail multiples… Et il n’a pas toujours tort ! La négociation peut parfois bloquer sur un point que votre entreprise jugeait acquis et sur lequel elle ne peut pas se permettre de céder, et cette situation de blocage peut s’installer. Chaque partie émet alors des propositions sur des versions qui se multiplient, se perdent, se confondent… Difficile alors de s’y retrouver et de suivre sereinement les avancées de la négociation en cours.
Comment mettre en place une négociation fluide avec un système de contract lifecycle management ?
Sans outil, les échanges d’arguments et de suggestions animant votre négociation sont effectués par téléphone, échanges de mails interposés, ajout de texte ou de commentaires sur une version de documents Word qui sera ensuite communiquée à son partenaire, qui en prendra connaissance et ajoutera ses propres suggestions et commentaires dans une énième version du document, qui sera ensuite renvoyée au premier partenaire…
Un bon outil de gestion de contrats vous permet de centraliser vos échanges. Sur un document unique, en ligne, chaque proposition est visible à l’autre partie en direct (juste après que vous ayez validé sa rédaction définitive).
Sur l’outil d’édition que nous avons intégré à notre plateforme Angelaw, les suggestions sont acceptées ou refusées facilement. Les échanges sont menés et conservés sur ce même document, sous forme de flux de discussion contextualisés, rattachés aux clauses de vos contrats.
Révolu le match de ping-pong entre les versions et les canaux de communication divers : à tout moment, vous avez en un coup d'œil l’état à date de votre processus de négociation. Même lorsque celle-ci est finalisée, l’historique de l’ensemble de vos modifications reste attaché à votre contrat pour en conserver une trace pouvant être utile pour vos prochaines négociations !
4. La signature (électronique) de votre contrat
Vous êtes finalement parvenus à un compromis, et votre cocontractant et vous-même vous entendez sur le contenu de votre contrat ainsi rédigé. Excellente nouvelle, vous pouvez donc initialiser le processus de signature de votre contrat.
Contrat électronique : l'avenir contractuel de l'entreprise ?
Comment accélérer votre processus de signature avec un outil de contract lifecycle management ?
Sans outil, vous partez à la chasse aux signataires de votre contrat au sein de votre entreprise, puis envoyez votre liasse contractuelle (votre contrat et l’ensemble de ses annexes : cahier des charges, grille tarifaire, bail…) par courrier postal à votre partenaire, ou scannez le contrat une fois signé de votre côté pour le joindre à un mail qui lui est adressé.
5. Exécution et suivi de votre contrat
Cette étape du cycle consiste à contrôler la bonne exécution de votre contrat, à repérer les éventuels manquements à vos obligations ou à celles de votre partenaire, et à suivre les événements importants de la vie de votre contrat.
Date limite de renouvellement du contrat, de résiliation, date de fin d’une période de préavis… Les conséquences d’un oubli peuvent se révéler très engageantes !
Cette étape est souvent négligée dans les entreprises : aussitôt le contrat signé, il va rejoindre ses ancêtres au fond d’une armoire ou dans un dossier informatique qui ne sera jamais consulté.
Comment reprendre le contrôle sur l’exécution de vos contrats avec une solution software de contract lifecycle management ?
Un des grands avantages de la solution de contract management est qu’elle constitue un espace centralisé unique regroupant toute votre activité contractuelle.
Si votre solution est bien optimisée et dispose d’outils de recherche intelligents et de tableaux de bord ergonomiques, vos données seront visibles et trouvables en un coup d'œil.
Issue d'un parcours de juriste, Charlotte est aujourd'hui la plume d'Angelaw. Elle explique et vulgarise le monde des legaltech sur les réseaux grâce à ses mots.
Le contract lifecycle management (CLM) est le fait de gérer un contrat tout au long de son cycle de vie. La gestion inclut la création du contrat, sa négociation, sa signature et le suivi de son exécution.
Un outil de contract lifecycle management (également appelé outil de gestion de contrats ou CLM software) est un espace en ligne sur lequel créer, négocier et suivre l’exécution de vos contrats. Ces outils intègrent des mécanismes permettant d’automatiser certaines tâches juridiques.
Une bonne maîtrise de votre lifecycle management permet d’exercer un pilotage global et précis sur votre activité juridique, et ainsi de prévenir les risques juridiques et financiers pouvant peser sur votre entreprise.
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