Pourquoi et comment mettre en place une contrathèque dans votre entreprise ?

Votre entreprise prospère, les contrats s’accumulent, le flux des informations contractuelles augmente et il devient difficile de conserver une vision globale sur votre activité juridique.

Le moment est peut-être venu d’adopter un outil pour vous accompagner au quotidien dans la gestion de vos contrats !

L’équipe d’Angelaw revient pour vous sur les avantages d’une contrathèque pour votre organisation et vous livre ses conseils sur sa mise en place !

Contrathèque : définition

Une contrathèque est un outil de gestion des contrats. La contrathèque se présente comme une base de données sur laquelle les informations des contrats de votre entreprise sont extraites et ordonnées. Un logiciel contrathèque numérique à la pointe de la technologie peut également s’appuyer sur l’intelligence artificielle pour vous accompagner au quotidien dans votre gestion juridique en automatisant les tâches de saisie et de recherche ainsi que vos processus métiers. 

Utiliser une contrathèque pour bénéficier d’un haut niveau d’information sur votre activité juridique 

Vous recherchez une condition négociée dans un contrat, l’évolution des montants financiers de vos prestations sur les trois dernières années, l’état d’avancement d’une contractualisation en cours…  

Une contrathèque optimisée vous permet d’accéder à ces informations à tout moment, en un clin d'œil et depuis n'importe où ! Tout cela facilement, grâce à des fonctions de recherche avancée, des filtres et des graphiques.

Plus besoin de parcourir longuement l’ensemble de vos contrats à la recherche de ces informations. Vous perdez vos documents papier ? Vos données juridiques sont conservées et protégées en ligne. 

En extrayant et stockant les données de vos contrats sur un même espace, la contrathèque vous offre une vue globale sur votre activité juridique qui vous permet de piloter efficacement vos contrats et ainsi sécurise votre entreprise en prévenant les risques juridiques.

Vous disposez ainsi d’un avantage business indéniable: un haut niveau d’information, visuel et pérenne, pour piloter votre département juridique. 

Les conseils de l’équipe Angelaw pour un pilotage juridique maîtrisé

• Opter pour une interface ergonomique et intuitive :

Si le design, les couleurs, la police du texte et les boutons de votre contrathèque sont harmonieux au regard et que la présentation est aérée, les informations seront assimilées plus rapidement par votre cerveau. De plus, une interface agréable et facile d’utilisation donnera envie aux futurs utilisateurs de votre contrathèque de s’y connecter et d’en faire bon usage au quotidien, sans prise de tête !

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• Optimiser vos graphiques et tableaux de bord : 

Pour une visibilité globale et lisible, la manière dont vos données sont classées et présentées est capitale ! Privilégiez les tableaux de bord et graphiques visuels, colorés, clairs et intelligemment adaptés aux priorités de votre organisation. 

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En pratique : 

Lorsqu’un utilisateur Angelaw se connecte sur son espace personnel, il est directement informé des actions à réaliser sur ses contrats en cours et de leurs échéances. Sur Angelaw, chaque utilisateur peut notamment créer ses propres tableaux de bord  et adaptés à ses besoins. 

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• Protéger vos données: l’importance d’un espace sécurisé :

Avant de choisir une contrathèque, assurez-vous que vos données y resteront confidentielles et que leur sauvegarde est assurée. Afin de bénéficier des mesures protectrices du Règlement général sur la protection des données (RGPD), nous vous recommandons de privilégier un outil qui garantit un stockage des données sur le territoire de l’Union européenne. 

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En pratique : 

Sur la plateforme Angelaw, vos données sont chiffrées de bout en bout (c’est-à-dire brouillées pour n’être déchiffrées que par les utilisateurs de la plateforme en utilisant une clé spécifique) et stockées en redondance et instantanément dans deux centres de données distincts et éloignés géographiquement, situés en France ou en Union européenne. De cette manière, vous bénéficiez d’une copie en direct de toutes vos données juridiques pour vous prémunir contre toute perte de données.

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Un gain de temps précieux au quotidien grâce à l’utilisation d’une contrathèque intelligente

Rédaction des contrats, relecture, saisie des données contractuelles sur Excel, suivi des échéances au jour le jour, relances des parties à la contractualisation, suivi des signatures… Certaines tâches du département juridique peuvent être longues et laborieuses !

Quelques contrathèques modernes s’appuient sur l’intelligence artificielle pour automatiser certaines de ces tâches manuelles chronophages. Ainsi, ces tâches sont effectuées plus rapidement, vous libérez du temps et de l’attention pour vous recentrer sur vos actions à plus forte valeur ajoutée, vous reprenez le contrôle !  

Les conseils de l’équipe Angelaw pour rester maître de son temps

• Opter pour une assistance IA simple et directe :

L’intelligence artificielle peut effectuer certaines tâches à votre place, encore faut-il que la fonctionnalité d’IA ne soit pas plus laborieuse à utiliser que la réalisation de la tâche elle-même ! 

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En pratique : 

Chez Angelaw, le parcours utilisateurs a été étudié pour réellement alléger votre quotidien et vous permettre d’aller droit à votre but. L’utilisation de nos mécanismes automatiques est simplifiée, pas besoin d’avoir des compétences en informatique ;) 

Sur la contrathèque Angelaw, en quelques clics, vous déclenchez des alertes sur vos échéances clés, vous générez des contrats automatiquement, vous bénéficiez d’une extraction et pré-saisie automatiques des informations de vos contrats, vous générez une todo list… vous reprenez le contrôle de votre temps et de votre charge mentale !

• Reprise du patrimoine contractuel et projet: attention à la charge de travail !

Lorsque vous adoptez une contrathèque, les informations juridiques de vos nouveaux contrats seront intégrées automatiquement au fur et à mesure que vous utilisez votre nouvel outil, à chaque étape de contractualisation.

Cependant, quid des contrats déjà en cours ou archivés avant votre adoption ? 

Pour les intégrer, la réalisation d’une migration de données est nécessaire. Celle-ci, si elle est mal anticipée ou réalisée sans accompagnement, peut s’avérer très chronophage pour votre entreprise. 

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En pratique :

Angelaw propose des prestations de reprise de données clé en main : vous nous fournissez vos contrats, on s’occupe de tout ! Pas de surprise tarifaire, tous nos prix sont transparents et compétitifs. De plus, Angelaw vous accompagne tout au long de la phase d’adoption de notre outil, et après aussi ! Au programme: Suivi personnalisé par un chef de projet, formation individualisée en petits groupes avec possibilité de poser ses questions… on ne vous laisse pas tomber !

La contrathèque pour favoriser la fluidité des échanges des données juridiques

Rédiger un contrat sur word, en envoyer une première version au client, rebondir de mail en mail à ses observations sur des dizaines de versions de documents différentes, impliquer l’équipe opérationnelle via le chat d’entreprise, courir après les parties au contrat pour recueillir les signatures, stocker et communiquer les données juridiques via des partages de document Excel… 

Avec la multiplication des moyens et plateformes de communication, les échanges peuvent parfois devenir de véritables casse-têtes.

Utiliser une contrathèque centralisée vous permet de rassembler l’ensemble de vos tâches et échanges sur un même espace: plus d’erreur de versionning, plus de blocage dans la chaîne contractuelle, plus d’oubli, tout le monde accède aux informations et communique sur une plateforme unique !

Les conseils de l’équipe Angelaw pour des échanges simplifiés

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• Mettre en place des liens automatiques entre les différents outils de l’entreprise :

Si toutes les communications sont effectuées sur un même espace, encore faut-il que les personnes concernées soient prévenues et se connectent à cet espace pour en prendre connaissance !

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En pratique :

L’équipe Angelaw a pensé à tout: 

Une réunion CODIR, une AG à préparer ? Des rapports et graphiques issus de votre application peuvent être envoyés automatiquement, à échéances programmées, aux personnes concernées.  

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• Impliquer tous les acteurs de la contractualisation sur votre contrathèque :

Pour une communication centralisée jusqu’au bout, tous les intervenants à votre contrat (équipe opérationnelle, commerciaux, clients ou prestataires, avocats, juristes…) doivent pouvoir accéder à votre espace en ligne.

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En pratique :

Angelaw vous permet d’inviter des personnes externes à votre entreprise en toute confidentialité, en limitant et personnalisant les droits d’accès de chaque type d’utilisateur avec une grande granularité. La négociation des contrats se fait sur un document en ligne unique.

Vous rencontrez une difficulté, vous avez un doute sur un contrat complexe ou une problématique juridique épineuse, et avez besoin d’être accompagné par un avocat ou juriste spécialisé ? Trouvez le professionnel adapté parmi nos partenaires et collaborez avec lui, tout cela directement sur votre même espace Angelaw !

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