Parmi les nombreux outils de gestion dédiés aux entreprises visant à automatiser des flux de travail et processus de gestion, les solutions de gestion des contrats relèvent de la catégorie des "legaltechs". Ainsi, à l'instar des CRM (Customer Relationship Management), et des ERP (Enterprise Resource Planning), les logiciels de gestion de contrats ou "CLM" (contract lifecycle management) se démocratisent peu à peu au sein des entreprises.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de contrats ?

Au travers de cet article, nous tentons d'apporter des éléments et informations pratiques pour répondre concrètement à la question de savoir ce qu'est un logiciel de gestion de contrats. Nous proposons d'aborder le sujet au travers de trois questions :

1. Quelle est la définition d'un logiciel de contract management ?
2. Quelles sont les principales fonctionnalités d'un logiciel de contract management ?
3. Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de contrats lorsque l'on est une startup ou une PME ?

1. Logiciel de gestion de contrats : définition et différents types

Avant de parler logiciel, commençons tout d'abord par définir ce qu'est la gestion de contrat ou "contract management". Il s'agit d'une discipline qui regroupe l'ensemble des activités inhérentes au cycle de vie d'un contrat, de la création du contrat à son archivage, en passant par la négociation, la signature, le suivi de l'exécution du contrat et des échéances.

Un logiciel de gestion de contrat, également appelé contract lifecycle management software, peut donc être défini comme un logiciel permettant de digitaliser et automatiser la gestion du cycle de vie des contrats.

Toutefois, cette définition généraliste regroupe en pratique de nombreux outils dont les fonctionnalités et l'interface peuvent grandement varier en fonction de la typologie de marchés visés par les éditeurs de logiciels. Pour illustrer, on trouvera d'un côté des logiciels spécialisés, par exemple dans la gestion de projet ou dans des la gestion des baux commerciaux, et de l'autre côté des logiciels généralistes qui ciblent les directions juridiques d'entreprises qui gèrent une volumétrie et une variété importantes de contrats. Le logiciel Angelaw fait quant à lui partie des logiciels dédiés à l'activité juridique des startups et PME, avec une simplicité d'intégration et d'utilisation ainsi que des fonctionnalités qui correspondent aux besoins de ce marché.

2. Les principales fonctionnalités d'un logiciel de gestion des contrats

Nous venons de voir qu'il existe une multitude de solutions pour gérer les contrats, ayant tous des fonctionnalités et interfaces différentes. Cependant, il est possible de distinguer un tronc commun de fonctionnalités parmi ces outils qui permettent - en général - à minima de réaliser les activités et actions suivantes :

Gestion des flux de travail :

Il s'agit ici de l'une des fonctionnalités que l'on retrouve le plus souvent parmi ces plateformes. Les workflows permettent en effet à plusieurs personnes de collaborer sur les contrats, que ce soit au moment de la rédaction, pendant le processus de négociation, ou encore après la signature comme au stade du renouvellement de contrat. Souvent, ces logiciels permettent de personnaliser les droits et autorisations des utilisateurs.

Cette personnalisation des flux de travail permet aux utilisateurs de pouvoir stocker, d'avoir accès simultanément à certains contrats, et plus généralement de gagner du temps grâce à des processus de gestion des contrats plus fluides.

Génération de contrats :

La fonctionnalité de création de contrats, souvent à partir de questionnaires ou de modèles de contrat (NDA, modèles de contrat de vente, contrats de travail, etc.), permet aux utilisateurs de créer des nouveaux contrats à partir de templates fournis, ou encore de rédiger des contrats en insérant des clauses et éléments stockés en base de données, et donc in fine de réduire les coûts de création de contrats et risques inhérents à une diffusion inégale de la culture juridique au sein de l'entreprise.

Négociation de contrats :

Il s'agit ici d'une des étapes les plus importantes du cycle contractuel. En effet, les négociations de contrat, que ce soit avec les clients, les fournisseurs ou partenaires, constituent une activité essentielle pour la plupart des sociétés. Ce type de fonctionnalité aide les entreprises à suivre l'avancement et conserver un historique des négociations (par exemple tracker les modifications apportées). Ainsi, cela permet aux clients et plus généralement à toutes les parties prenantes d'optimiser leur gestion du temps en éliminant une partie importante de gestion manuelle des négociations.

Signature électronique

Les modules de e-signature ou signature électronique sont désormais monnaie courante au sein des logiciels dédiés aux contrats permettant ainsi aux utilisateurs d'avoir une expérience complète, au sein d'une solution de gestion des contrats unique, de la création du contrat à la signature. Pour cela, deux écoles : certains logiciels ont développé leurs propres modules de signature, tandis que d'autres éditeurs ont développé une intégration avec un logiciel de signature électronique. Le principal étant, pour l'entreprise utilisatrice de ce type de logiciel, de s'assurer de la cohérence entre le niveau de signature électronique proposé (signature simple, signature avancée, signature qualifiée) et le besoin.

Contrathèque :

Dernière fonctionnalité que l'on retrouve dans la plupart des outils : la contrathèque (n'hésitez pas à découvrir notre article dédié sur le sujet). Cette fonctionnalité permet de stocker l'ensemble de vos contrats (que vous ayez quelques dizaines ou plusieurs milliers de contrats) afin d'éviter de les chercher pendant des heures. En effet, le cycle de vie de vos contrats ne s'arrête pas à leur signature, l'exécution de ces contrats est bien souvent au moins aussi importante (si ce n'est davantage). La contrathèque permet ainsi d'avoir tous vos contrats à portée de main, de suivre le statut des contrats et leur exécution, et plus généralement d'avoir la possibilité de tout savoir en un instant sur vos contrats existants.

3. Quel logiciel de gestion de contrats pour les startups et PME ?

Après avoir introduit et même défini la notion de CLM (section 1), puis défini les principales fonctionnalités que vous pouvez trouver dans ces solutions, nous pouvons désormais aborder la dernière partie de cet article qui consiste à comparer les meilleurs outils de gestion de contrats, et plus précisément de déterminer ceux qui sont le plus adaptés aux besoins des startups et PME.

Tout d'abord, il est important de rappeler qu'au sein des startups et PME, sauf à quelques exceptions, la rédaction de contrats et plus généralement la gestion des contrats peut être réalisée par un dirigeant, un cadre (RAF, DAF, Directeur des opérations, etc.), mais très rarement par un juriste. Gérer des contrats au sein de ces entreprises peut ainsi vite - surtout en phase de croissance - devenir une charge assez chronophage et complexe (voir même une corvée dans certains cas).

Or, très peu de startups et PME utilisent une solution de gestion de contrats. En effet, si la plupart sont d'excellents outils de collaboration, ils demeurent peu adoptés par les startups et PME principalement en raison de l'inadéquation entre leurs besoins très opérationnelles, et la complexité de déploiement et utilisation des plateformes du marché (développées principalement pour des populations juridiques).

Ainsi, il semble plus indiqué aux startups et PME d'opter pour des solutions permettant simplement :

D'initier la gestion de contrats en quelques minutes :

Premier élément, et peut être le plus important dans le choix d'un outil de gestion des contrats par une startup ou PME, le temps et le niveau de difficulté de ce que l'on appelle l'onboarding, c'est à dire le paramétrage de la solution et la formation à son utilisation. En effet, gérer des contrats n'étant déjà pas la priorité des startups et PME, il est indispensable de choisir la solution permettant le passage de 0 à 1 le plus indolore possible. En ce sens, privilégiez non seulement un logiciel dont l'interface vous semble fluide, rapide et simple à comprendre, mais également un éditeur dont l'équipe parle le même language que vous et va comprendre vos priorités.

De créer des contrats très simplement

Le temps étant le meilleur allié (et parfois le pire ennemi) des startups et PME, les nouveaux contrats doivent être créés très rapidement, à partir de modèles de qualité pré-chargés sur la plateforme tout en laissant la possibilité à un utilisateur de venir y substituer ses propres modèles. L'étape de création, qui précède la négociation, doit donc être la plus simple et indolore possible.

De gérer les contrats de manière opérationnelle

PME et grands groupes n'ont pas le même rapport aux contrats, ni les mêmes enjeux lorsqu'il s'agit de les négocier ou de les gérer. En effet, tandis que conformité, gestion de risque et courbe de trésorerie sont au coeur des enjeux des grandes entreprises, l'approche des PME s'agissant de leurs contrats est bien plus opérationnelle, centrée sur le client et sur la création de richesse. Les outils des PME en matière de gestion contractuelle doivent donc permettre une gestion documentaire simple, mettant en évidence les caractéristiques importantes aux yeux de l'entreprise, sans y ajouter de nombreux paramètres utiles mais à la pertinence moins évidente pour ce type d'utilisateur.

De paramétrer les flux de travail en fonction de leur taille

Si le cycle de vie des contrats est peu ou prou identique à toutes les entreprises, chaque étape de ce cycle de vie présente néanmoins des particularités au sein des startups et des PME qui ne disposent pas du même type, ni du même nombre d'acteurs à inclure dans un circuit décisionnel qu'au sein des ETI des grandes entreprises. Il convient ainsi de choisir un outil qui permet de commencer simple afin de ne pas perturber la bonne marche de la société, et qui permet de suivre l'évolution de cette dernière.

4. Et pourquoi pas Angelaw ?

Dans les trois premiers paragraphes de cet article, nous avons pu aborder dans le détail ce qu'est un logiciel de gestion de contrats efficace pour une startup ou une PME, à savoir un logiciel simple à utiliser, sans caractéristique ni option superflue, et centré sur les besoins métier et opérationnels.

Avec son interface soignée, sa simplicité d'utilisation, son évolutivité et ses tarifs abordables, Angelaw fait ainsi partie des meilleurs logiciels pour répondre aux besoins des startups et PME, à savoir importer et gérer tous les contrats dans un espace sécurisé pour en extraire automatiquement les informations essentielles.

‍