Les contrats, maillon essentiel du cycle d'exploitation des PME

« La plupart des dirigeants de PME que j’ai croisés ne mesurent l’importance des contrats qu’après avoir perdu leur premier contentieux »

Le contrat est très souvent perçu comme un document complexe à rédiger, peu agréable à lire, consommateur de temps et qui apporte de la lourdeur dans les échanges commerciaux.

En tant que juriste, je reconnais qu’il est plus simple de conclure un accord en abordant succinctement les contours commerciaux, opérationnels et financiers d'une opération au cours d'un déjeuner de travail, de signer un devis assorti de conditions générales de vente puis de serrer la main. 

Après tout, les affaires sont avant tout une question de rencontre entre une offre et une demande, idéalement assortie d’une relation de confiance et compréhension réciproque… 

Dans ces conditions idéales, je vous concède que la rédaction d'un contrat peut sembler superflue. C'est en général à ce moment qu'intervient la "vraie vie des affaires" avec ses aléas, retards, inexécutions, mauvaise foi et autres gaietés.

A. Les contrats, outil de sécurité et rentabilité pour les PME

C'est ainsi que la plupart des dirigeants de PME que j’ai croisés ne mesurent l’importance des contrats qu’après avoir perdu leur premier contentieux. En effet, une relation commerciale est forcément assortie de risques qui peuvent porter gravement atteinte à une entreprise. Dans ce genre de situations, rares sont les discussions apaisées et chacun défend légitimement ses intérêts.

Le but du contrat est de retranscrire le résultat de la négociation préalablement menée en identifiant clairement les obligations de chaque partie et d’anticiper d’éventuels cas de figure pouvant impacter l'une et l'autre des parties (retards, force majeure, défaut de qualité, etc.) afin de réduire le risque ou aléa contractuel. Ce risque ou aléa se traduit généralement par une perte financière que l'on soit côté acheteur (retard d'un projet suite à une défaillance fournisseur, etc.) ou vendeur (défaut de paiement d'un acheteur suite à un contentieux relatif à la qualité ou au transfert de risques, etc.).

B. Le pilotage des contrats comme levier de réduction des risques

Au-delà de la rédaction du contrat, le processus de gestion contractuel est l'un des meilleurs moyens de réduire les risques. On peut en effet avoir un contrat très bien rédigé mais s'il est mal géré, il y aura forcément des trous dans la raquette. Moins le processus de gestion des contrats est efficient plus la société s’expose à des difficultés telles que la perte des contrats, la prise d’engagements contractuels par des personnes non autorisées, l’indisponibilité des informations pertinentes pour la négociation ou le traitement des litiges, l’application de clauses non-conformes, l’incapacité de conclure dans les délais, le réengagement par défaut du fait d’une échéance manquée ou, à contrario, le fait de ne pas revoir son offre du fait de l’absence d’anticipation de l’échéance du contrat.

Un outil de gestion des contrats peut grandement aider les dirigeants de PME (mais pas que) à réduire l’exposition de leur société à ce genre de risques notamment par la centralisation et la standardisation des documents, l’automatisation des tâches et la mise en place de processus internes. In fine, bon nombre d’entre eux me font part du gain de temps et financier qu’ils ont pu obtenir après s’être inscrits dans une telle démarche.

‍