Les clés pour optimiser votre contrathèque

Mais au fait, qu’est-ce qu’une contrathèque ? C’est tout simplement un espace sécurisé dans lequel sont stockés vos documents contractuels. Ses avantages ? gain de temps et d’efficacité, vision à 360° de vos engagements et bien plus encore.

Que vous soyez déjà adepte de cet outil, convaincu mais pas encore converti, voir perdu dans les méandres de vos documents en pagaille, notre édition “spéciale contrathèque” devrait vous plaire !

Chez Angelaw, l’amélioration continue fait partie de notre ADN. Pour nous, il est toujours possible de faire mieux, et il en va de même pour la gestion de votre contrathèque.

Et oui, mettre en place une contrathèque (y compris la plus performante de toutes) bien que constituant une étape indispensable pour une gestion de contrats réussie, ne fera pas de cet outil votre meilleur ami tant que le classement des documents qui s’y trouvent demeure hasardeux. 

Vous l’avez deviné, la recette pour être un as de la gestion de contrats est plutôt simple : prenez une superbe contrathèque (on ne peut que vous conseiller la contrathèque intelligente d’Angelaw) et ajoutez-y une classification optimale de vos documents. 

Mais comment s’y prendre et surtout par où commencer ?

Pas de panique, nous sommes là pour vous aiguiller afin que la classification de vos contrats ne se transforme jamais en casse-tête chinois. Il serait bien dommage de ne pas savoir tirer le meilleur d’un outil aussi pratique, non ?‍

A. Le classement automatisé des documents : une fausse bonne idée?‍

Avant de vous présenter quelques astuces pour organiser vos contrats, attardons-nous sur le classement automatique de ces derniers. Cette fonctionnalité, aux faux-airs de « contrathèque dernier cri », correspond-t-elle vraiment à la réalité opérationnelle des utilisateurs ?

Dans un monde parfait, l’intelligence artificielle disposerait d’une marge d’erreur égale à 0,00%, de même que le titre donné à un document ne serait susceptible d’aucune confusion ou erreur d’interprétation. 

Notre monde étant imparfait et l’erreur possible, quels sont les risques liés à « l’erreur de tri » d’un contrat ? Dans le pire des cas, la compromission de la confidentialité du document ou de certaines informations sensibles. Dans le meilleur des cas ? Le basculement sur un outil qui classe des documents là où on ne souhaite pas les trouver.

Chez Angelaw nous ne souhaitons ni l’un ni l’autre, c’est pour cela qu’après avoir automatisé le tri, nous avons finalement fait le choix de permettre à chaque utilisateur de classer ses contrats comme il le souhaite.

En effet, notre expérience nous démontre qu’il existe autant de manières de classer les contrats qu’il existe d’utilisateurs, notre but n’est donc pas de décider à votre place, mais de vous aider à y voir plus clair

‍B. Organiser ses contrats : la fin d’une énigme ?

‍Pour obtenir un classement efficace et synonyme de gain de temps au quotidien, vous devez au préalable vous poser plusieurs questions afin de construire une arborescence digne de ce nom !

Par exemple : Quelles sont mes activités principales ? Quel est mon volume contractuel ? Combien de filiales / d’établissements mes documents concernent-ils ? Quels sont les process existants applicables à mes contrats ? Par qui mes contrats doivent-ils pouvoir être consultés ? Quels sont les types de contrats concernés ? Mes contrats sont-ils sujets à des renouvellements, si oui, selon quel mode et quelle périodicité ? Comment mes contrats sont-ils signés ? Etc. 

1. Une arborescence logique

Avant toute chose : votre arborescence doit être conforme à votre réalité opérationnelle. Par exemple, plus votre volumétrie de contrats est importante, plus votre classification doit être affinée afin de conserver une vue claire pour chaque catégorie de documents. 

Par ailleurs, si vous êtes attaché à une classification par année d’exercice, choisissez de manière avisée à quel endroit se trouvera cette classification. D’une manière générale, plus vos cocontractants sont nombreux, plus ce tri devra s’opérer tardivement dans l’arborescence, pour ne pas que votre classification ne devienne anarchique et répétitive.

Nous avons imaginé pour vous un exemple d’arborescence qu’il faudra adapter à vos besoins notamment en modifiant, supprimant ou en ajoutant des catégories (la première ligne reflète votre dossier initial et les suivantes, vos sous-dossiers successifs).

• Votre entreprise ou l’une de vos filiales ;
• L’établissement concerné, si existant ; 
• Le département concerné (exemple : département des achats) ;
• Le nom de votre cocontractant ;
• Les types de contrats pour ce cocontractant ( exemples : contrats commerciaux, accords de confidentialité) ;
• L’année considérée ; 
• Le type de documents (exemples : draft, contrats signés).
  

2. Des titres qui parlent d’eux-mêmes 

Heureux utilisateurs de la contrathèque Angelaw, vous avez, cela va de soi, la possibilité de faire l’impasse sur cette section ! Et oui, notre contrathèque est dotée d’une recherche intelligente vous permettant de remettre la main sur votre contrat à l’aide de n’importe quel mot-clé se trouvant au sein de celui-ci. 

Les autres, restez encore avec nous afin de découvrir nos astuces pour vous simplifier la vie !

Car oui, classer ses documents avec une arborescence digne d’un pro de l’organisation, c’est bien, mais si cela implique d’ouvrir chaque document pour en vérifier le contenu, vous avez probablement perdu de vue votre objectif initial. Pour éviter cette perte de temps, renommez vos documents selon des codes strictes, définis à l’avance et partagés par l’ensemble des utilisateurs de votre contrathèque adorée.

Concrètement, voici 5 informations que la dénomination de votre document contractuel doit refléter (lorsque ces dernières sont applicables, cela va de soi) : 

• Les Parties concernées; 
• L’établissement ou filiale concernée ;
• Le type de document : s’agit-il d’un contrat de licence ? D’un NDA ?
• La nature du document : s’agit-il d’un draft? D’une version finale? D’une version signée par une Partie? Par les deux?
• Et enfin, la date.

On vous entend d’ici « le titre sera super long ! » Pas forcément, en revanche, le titre sera super efficace !

Prenons l’exemple d’un accord de confidentialité conclu en date du 20 avril 2023 : Partie1_Partie2_NDA_Signé_20Avril2023‍

Et voilà ! ‍

C. Accès et droits : des notions à ne pas négliger ‍

Pour utiliser votre contrathèque de façon optimale, rien de mieux que de définir en amont qui sont les collaborateurs qui auront accès aux dossiers et quels sont les droits de ces derniers.

En plus de constituer une pratique sécuritaire pour vos documents contractuels en termes de confidentialité et de gestion, il s’agit également d’un bon moyen de limiter les petits couacs du lundi matin lorsque l’on a pas encore pris son café tels que la suppression ou la modification non souhaitée, voir non autorisée, d’un contrat.

Bien entendu, avec la contrathèque Angelaw, vous avez la possibilité de définir les droits et accès de chacun des vos collaborateurs utilisant la plateforme !‍

D. Et si vos contrats pouvaient parler ? 

Non, nous ne sommes pas tombés sur la tête !

Toutefois, nous avons créé un outil qui vous permet en un coup d'œil de : (i) retrouver les échéances de vos documents contractuels directement sur votre calendrier Angelaw et (ii)  recevoir une alerte pour ces échéances directement sur votre calendrier préféré (Outlook, gmail et bien plus encore). 

Avec la contrathèque Angelaw, vos dates de début et de fin de contrat sont synchronisées sur un calendrier disponible sur votre tableau de bord, résultat : vous voilà informés en temps réel sur les échéances de vos contrats afin d’anticiper toute action nécessaire (renouvellement, avenant… etc). 

Parce que oui, optimiser l’utilisation de sa contrathèque est indispensable, mais, partir d’un outil performant et innovant c’est encore mieux. Pour découvrir pourquoi il est indispensable de mettre en place une contrathèque c’est par ici. Pour découvrir la contrathèque Angelaw c’est par là ! 

‍