Pourquoi est-il indispensable de mettre en place une contrathèque ?

Vous êtes entrepreneur, fondateur de startup ou dirigeant d'une petite entreprise ? Vous avez certainement déjà entendu parler de gestion des contrats ou encore de "contrathèque" et vous êtes probablement dit que vous vous intéresseriez au sujet plus tard, lorsque vous aurez un plus grand volume de contrats. Pour autant, nos années de pratique contractuelle nous ont démontrer l'importance de bien ranger ses contrats, le plus tôt possible. Dans cet article, nous allons vous expliquer pourquoi c'est primordial, y compris au sein de startups ou PME, et comment notre logiciel de gestion de contrats peut vous y aider. Allez, c'est parti pour un voyage dans l'univers du rangement, du contrat, bref de tout ce qui ne déchaîne pas les foules mais qui peut s'avérer très utile !

1. Rangez vos contrats, votre productivité vous dira merci

A. Gain de temps et d'efficacité

Commençons par l'évidence. Nous avons tous été acteurs (ou à minima témoins) de la galère que représente la recherche d'un contrat important perdu au milieu de tonnes d'autres papiers. En rangeant vos contrats de manière structurée, vous évitez ces situations stressantes et faites gagner un temps précieux, pour vous et vos équipes. Notre logiciel de gestion de contrats vous permet de classer et d'accéder rapidement à tous vos documents en quelques clics. Adieu la paperasse !

B. Une meilleure gestion des échéances

Des contrats mal rangés, c'est aussi des échéances oubliées ou des renouvellements automatiques qui passent inaperçus. En rangeant vos contrats, vous gardez une vue d'ensemble sur vos engagements et pouvez anticiper les dates importantes. Notre logiciel vous envoie des notifications pour vous rappeler ces échéances, afin de ne jamais être pris au dépourvu.

2. Un rangement adapté, c'est une entreprise protégée

A. Prévenir les risques juridiques

Saviez-vous que des contrats mal rangés peuvent vous exposer à des risques juridiques (merci Captain Obvious) ? Bon OK, vous le saviez, mais on a préféré remettre l'église au milieu du village ! Maintenant c'est clair : vous savez, nous savons, plus d'excuse. En effet, il est plus difficile de prouver vos droits et obligations si vous ne retrouvez pas les documents pertinents en cas de litige (on reste dans l'obviousness mais si avec ça vous n'avez toujours pas compris..).

B. Protéger les données sensibles

Vos contrats contiennent souvent des informations confidentielles, que ce soit sur votre entreprise, vos clients ou vos partenaires. Un rangement adéquat permet de mieux protéger ces données sensibles et d'éviter les fuites d'informations. Notre logiciel protège vos documents et contrôle l'accès aux personnes autorisées seulement, assurant ainsi leur sécurité.

3. Préparer l'avenir

A. Une organisation prête à scaler

Vous ne ressentez pas, à ce jour, le besoin pressant de ranger vos contrats. On entend souvent de la part de cofondateurs de startups et managers de PME : pour le moment on arrive à tout gérer à la main, on verra ça plus tard. 

Or, organiser ses contrats dans une contrathèque, c'est comme entretenir sa maison. Pour éviter d'être pris au dépourvu quand belle-maman vient diner à la maison, un minimum d'anticipation et d'organisation s'impose. Pour les contrats c'est la même chose, au début les contrats sont gérés entre vous et vous-même, donc vous vous dites que ce n'est pas si grave s'ils sont perdus entre un Google Drive, un disque dur externe ou dans les méandres d'une boîte mail. Toutefois, vous allez vite (en tout cas on vous le souhaite) recruter, déléguer des responsabilités à vos collaborateurs, et par conséquent devoir organiser vos contrats : NDA, CDD, CDI, contrats d'achats, contrats commerciaux : qui fait quoi ? quand ? qui signe ? etc.

Bref, plus tôt vous structurez la façon dont vos contrats sont gérés, triés et organisés, plus tôt votre entreprise sera sur la voie du succès. 

B. Un atout pour les levées de fonds et opérations de M&A

En grandissant, votre entreprise va se confronter (encore une fois, on vous le souhaite) à des investisseurs, des banquiers, des financeurs (régions, état, BPI, etc.) et autres parties prenantes qui vont devoir jeter un oeil sous le capot.

Cette phase d'audit, qui répond souvent au doux nom de "due diligence", permet de contrôler le sérieux, la crédibilité et fiabilité de votre business model, et passe obligatoirement par une revue de contrats. Pour continuer sur nos analogies (on adore ça), c'est un peu comme à l'école, lorsque vous invitiez vos copains à faire des jeux de société. S'ils découvraient un capharnaüm en franchissant le seuil de votre chambre, en plus du sentiment de gêne envahissant, ils se faisaient en un coup d'oeil une idée sur votre niveau d'organisation. Devinez quoi ? C'est exactement la même chose avec les investisseurs ! Si vous bégayez et passez un temps monstrueux à retrouver une vingtaine de contrats, mi-scannés, mi-papier, pas tous contresignés.. bah c'est pas gagné. En revanche, si vous leur ouvrez un accès à Angelaw et qu'ils mettent les pieds dans une contrathèque carrée, propre et parfaitement organisée, vous devriez passer pour un entrepreneur à qui l'on peut faire confiance.

Conclusion : Un rangement optimisé pour le succès de votre entreprise

Vous l'aurez compris, bien ranger ses contrats est indispensable pour assurer le bon fonctionnement, la sécurité et pérennité de votre entreprise. Gagner du temps, prévenir les risques juridiques, protéger les données sensibles, simplifier la gestion des contrats et anticiper la suite sont autant de bénéfices que vous pourrez tirer d'un rangement structuré et optimisé.

Notre logiciel de gestion de contrats est là pour vous aider à atteindre ces objectifs, en vous offrant une solution simple, conviviale et sécurisée. Alors n'attendez plus, adoptez dès aujourd'hui un rangement efficace de vos contrats pour propulser votre entreprise vers le succès ! Et si vous avez des questions ou besoin d'aide, n'hésitez pas à nous contacter, notre équipe se fera un plaisir de vous accompagner.

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